Bijeenkomsten RvC en commissies

Bijeenkomsten RvC

In 2016 kwam de RvC bijeen in acht reguliere vergaderingen en vonden indien nodig extra (telefonische) vergaderingen plaats. Verder was er regelmatig direct contact tussen de voorzitter van de RvC en de voorzitter van de RvB en tussen de leden van de RvC en RvB-leden. De RvC vergaderde tijdens de reguliere vergaderingen deels zonder de RvB en er waren besprekingen in de verschillende commissies. De gesprekken in de commissies werden op reguliere basis teruggekoppeld tijdens de RvC-vergadering. Leden van de RvC woonden tevens bijeenkomsten bij zoals in het kader van de nieuwe gedragscode. Naast de onderwerpen zoals hierboven beschreven, sprak de RvC onder meer over:

  • De prestaties van ProRail. Deze zijn uitvoerig besproken met het oog op verdere verbetering. In het bijzonder was hierbij aandacht voor de aansluiting tussen de doelen van ProRail en andere spoorpartners.

  • De strategie van ProRail. In het bijzonder de speerpunten die de ExCo heeft geformuleerd op basis van de strategische doelen van ProRail, zoals PHS en ERTMS.

  • Financiën. Dit is een regulier onderwerp. In 2016 ging het met name over het verbeteren van de prognoses, de verdere verbetering van de projectbeheersing en de voortgang van de financiële beheersing. Tevens is gesproken over de eventuele maatregelen ten behoeve van de beheer, onderhoud en vervangingsreeks.

  • Het Prestatiegericht Onderhoud (PGO). Dit is verschillende keren aan de orde geweest.

  • Het medewerkersonderzoek SKOOP. Dit laat goede resultaten zien, zoals een hogere waardering voor het management. De aandachtspunten zijn efficiëntie en bureaucratie.

  • De jaarstukken. Deze en de dienstverlening van de accountant zijn in de aanloop naar de Algemene Vergadering van Aandeelhouders besproken.

  • De statutenwijziging en het reglement van RvB en ExCo.

  • De beleidsprioriteitenbrief, het Beheerplan 2017 en de subsidieaanvraag 2017.

  • De Marktvisie. Hierin hebben marktpartijen, kennisinstituten en andere opdrachtgevers samen een visie opgesteld die gericht is op samenwerking in de bouwsector.

  • Investeringsvoorstellen boven de € 35 miljoen, zoals de vervangingsmaatregelen op emplacement Kijfhoek, vervanging van het IT systeem FIVAT en het bediensysteem voor de treindienstleiding.

  • De intensivering van de NABO-aanpak (Niet Actief Beveiligde Overwegen) mede naar aanleiding van een ongeval in Groningen (Winsum).

  • Andere zaken zoals de beëindiging van het belang van ProRail in Relined, het LEAN programma, de systematiek gebruiksvergoeding Betuweroute, de herziening gedragscode, het programma Beter en Meer, de eindrapportage ICT-storingen en deinnovatie- en ontwikkelagenda.

Voor elke vergadering worden ook documenten ter kennisname aan de Raad gezonden door de RvB. Voorbeelden hiervan zijn rapportages over juridische zaken, de aanpak voor het winterweer en het beleid op het gebied van duurzaamheid.

Bespreken eigen functioneren

In december 2016 is het functioneren van de RvC aan de orde geweest.

Belangenverstrengeling

De RvC is van mening dat hij en de RvB in 2016 onafhankelijk hebben kunnen functioneren. Er zijn geen onderwerpen besproken waarbij sprake was van een mogelijk tegenstrijdig belang.

Bijeenkomsten commissies

Auditcommissie

In 2016 kwam de auditcommissie vijf keer bijeen. Daarnaast hebben enkele deepdives in aparte bijeenkomsten plaatsgevonden. De auditcommissie heeft de financiële positie- en beheersing, het risicomanagement, de financiële informatievoorziening, de toepassing van de informatie- en communicatietechnologie en de interne auditfunctie besproken. De commissie heeft het auditjaarplan 2016 goedgekeurd. Bij vergaderingen zijn ook aanwezig geweest: de CFO (met uitzondering van het laatste kwartaal), de manager Corporate Audit en de secretaris van de vennootschap. De externe accountant was aanwezig bij de bespreking van de jaarrekening, het accountantsverslag en de managementletter. Na afloop van de bijeenkomst waarin de jaarrekening wordt besproken, vindt een afrondend overleg plaats met de externe accountant zonder de aanwezigheid van vertegenwoordigers van de RvB.

Selectie- en benoemingscommissie

In 2016 kwam de selectie- en benoemingscommissie vier keer bijeen. Deze commissie heeft de selectie, benoeming en opvolging van commissarissen en RvB-leden voorbereid. Ook houdt de commissie een rooster van aftreden van commissarissen bij en doet zij voorstellen voor (her)benoeming van commissarissen en RvB-leden.

Remuneratiecommissie

Deze commissie is verantwoordelijk voor de beoordeling van de leden van de RvB. In 2016 kwam de remuneratiecommissie vier keer bijeen. De remuneratiecommissie heeft voorstellen aan de RvC over het bezoldiging van de RvB-leden gedaan. Verder heeft de commissie de voortgangs- en beoordelingsgesprekken met de RvB-leden gevoerd.

Tijdelijke commissie compliance en integriteit

Deze commissie is bijna twee jaar actief. In 2016 kwam zij vijf keer bij elkaar. Compliance in brede zin, PGO en de gedragscode hebben in 2016 extra aandacht gekregen. De commissie is ingesteld voor een periode van maximaal twee jaar. De RvC constateert dat er veel werk is verzet en de uitwerking van het complianceplan op schema loopt. De commissie zal wanneer het onderwerp naar het oordeel van de RvC weer onder de reguliere werkzaamheden van de RvC gevat kan worden, uiterlijk eind 2017 worden opgeheven.