In contact met onze stakeholders

De Raad van Bestuur en Executive Committee hechten veel waarde aan een open en zeer actieve relatie tussen ProRail en de maatschappelijke, bestuurlijke en politieke stakeholders en de stakeholders uit de sector om ons heen. Die waarde vertaalt zich onder meer in een actieve dialoog door ProRail op bestuurlijk niveau met de buitenwereld. Het doel? Een daadkrachtiger en effectiever ProRail, omdat onze stakeholders ProRail ervaren als een open, empathische, deskundige en succesvolle onafhankelijke uitvoeringsorganisatie, die op transparante wijze het belastinggeld inzet ter optimalisatie van betrouwbare spoorinfrastructuur in Nederland.

Klantarena’s

ProRail streeft naar een professionele, intensieve en transparante relatie met onder meer de decentrale overheden. Omdat uit klanttevredenheidsonderzoeken in 2015 verbeterpunten naar voren kwamen, zijn in het najaar van 2016 klantarena’s georganiseerd. Diverse vertegenwoordigers van de decentrale overheden zijn uitgenodigd om open te vertellen over hun ervaringen, hun wensen en behoeften. In de buitencirkel luisterden ProRail-collega’s vanuit de verschillende operationele kolommen. Op deze manier organiseren we organisatiebreed meer inzicht in de belevingswereld en belangen van decentrale overheden ten aanzien van ProRail en het spoor. Om zoveel mogelijk te leren van onze stakeholders, zijn juist die partijen uitgenodigd die kritisch en opbouwend mee denken. Er was breed veel waardering voor de aanpak. Met het inzicht van de arena’s gaan we aan de slag om de dienstverlening van ProRail te verbeteren. De eerste reeds geïmplementeerde stappen zijn bijvoorbeeld het ProRail dashboard waarin volledig overzicht bestaat voor de lokale performance van het spoornetwerk en deelname aan de tafel van vergroting door provincies, zodat zij goed en vroegtijdig inzicht hebben in infra-aanpassingen.

Stakeholderdialogen

ProRail organiseert jaarlijks stakeholderdialogen over actuele dossiers waar verschillende belangen spelen. Het doel van een stakeholderdialoog is om de ProRail organisatie en buitenwereld op een transparante en doelgerichte wijze te verbinden om te komen tot betere oplossingen en beslissingen. In 2016 zijn ook weer verschillende dialogen met stakeholders georganiseerd. Een van deze stakeholderdialogen betrof de wijze waarop we buitendienststellingen plannen (het zogeheten spelregelkader). Samen met stakeholders zoals vervoerders, consumentenorganisaties, aannemers en overheden is verkend op welke vlakken verbetering mogelijk is. Volgens Lean-methodiek wordt gezamenlijk toegewerkt naar het oplossen van deze knelpunten. Ook bij de ontwikkeling van het Online Prestatiedashboard van ProRail zijn stakeholders actief gesproken over hun bevindingen en hun wensen. Daarbij is zowel de onderbouwing van keuzes besproken als ook de behoeften om het dashboard beter leesbaar te maken of extra informatie toe te voegen.

Contact met consumentenorganisaties

Voor de partijen in het LOCOV organiseert ProRail (vaak samen met NS) regelmatig verdiepingssessies, afgestemd op de behoeften van de consumentenorganisaties. Afgelopen jaar zijn er onder andere themasessies georganiseerd over de ontwerpvarianten van het project Amsterdam Centraal, de buitendienststellingen voor 2017, de voortgang om in 2018 hoogfrequent op de A2 corridor te rijden. Ook zijn verschillende schouwrondes op stations ingericht met consumentenorganisaties om verbeterpunten te vinden op bewegwijzering en gebruiksgemak. Uit de feedback van deelnemers blijkt dat de transparantie die ProRail toont in deze sessies gewaardeerd wordt. Er ontstonden nuttige discussies en meer begrip voor elkaars rollen en verantwoordelijkheden.