2015 bekeken

Nieuwe verhoudingen

2015 was het eerste jaar waarin ProRail werkte op basis van de nieuwe beheerconcessie. De beheerconcessie vormt een belangrijk instrument om de toekomstige opgaven voor het spoor te realiseren zoals die in de Lange Termijn Spooragenda (LTSA) zijn vastgelegd door de concessieverlener, het ministerie van Infrastructuur en Milieu (hierna ‘ministerie’).

Samenwerking met partners in de keten is het sleutelwoord: alleen zo kan de kwaliteit verder worden geoptimaliseerd. De beheerconcessie daagt ProRail uit om prestaties te verbeteren en de scherpte te zoeken. ProRail voelt die maatschappelijke verantwoordelijkheid en vult deze onder meer in door incidenten en verstoringen, zoals die zich begin 2015 voordeden, zoveel mogelijk te voorkomen. En als ze zich voordoen, is de inzet om zo snel mogelijk weer treinen te laten rijden. Mede om die reden zijn de incidenten grondig onderzocht en waren ze mede aanleiding om een analyse van de gehele ICT van ProRail te vragen.

Naast concessieverlener is het ministerie de enige aandeelhouder, de grootste opdrachtgever, subsidieverstrekker en bepaalt zij ook de beleidskaders van ProRail. In de praktijk kan die relatie het beste worden omschreven als een opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie. Gegeven de door het ministerie gestelde kaders en beschikbaar gestelde middelen, moet ProRail vervolgens beoordelen of de organisatie in staat is de opdrachten uit te voeren. De discussie naar aanleiding van de uitgevoerde audit op de financiële reeksen voor beheer, onderhoud en vervanging is van dit samenspel een goed voorbeeld.

De audit geeft aan dat er in de reeksen geen ruimte zit en dat deze berusten op reële, onderbouwde kostenramingen. Ook is geconstateerd dat er geen sprake is van achterstallig onderhoud. Wel is er sprake van een dreigend tekort tussen de beschikbare middelen bij het Rijk en het benodigde budget vanaf 2018; de belangrijkste oorzaken daarvan zijn het niet of niet volledig beschikbaar stellen van de indexatie en een daling van de gebruiksvergoeding. De Raad heeft hier in het afgelopen jaar meerdere keren over gesproken, inclusief de effecten van dit tekort en hoe daarmee om te gaan. De audit heeft een aantal maatregelen benoemd die kunnen helpen het tekort op te lossen. In het eerste kwartaal 2016 is ProRail begonnen met een onderzoek naar mogelijke oplossingsrichtingen op haalbaarheid en de mogelijke consequenties. ProRail betrekt daarin ook de mogelijke aanpak om een einde te maken aan de onderuitputting als gevolg van het niet kunnen realiseren van werk waarvoor eerder wel budget beschikbaar was gesteld door het ministerie. Het is vervolgens aan het ministerie en de Kamer om op basis van budgettaire overwegingen de uiteindelijke keuzes te maken, waaraan ProRail vervolgens als opdrachtnemer uitvoering geeft.

Een lastig jaar

2015 was een lastig en hectisch jaar. In het najaar van 2015 was er een stroom van mediaberichten over de financiële en beheersmatige situatie bij ProRail en over de relatie tussen ProRail en het ministerie. De teneur daarbij was dat er veel mis zou zijn bij ProRail, dat de problemen onvoldoende zouden worden geadresseerd en dat de relatie met het ministerie te wensen over zou laten. De Raad heeft besloten om via een gericht programma het financieel beheer te verbeteren, dat inderdaad nodig was, maar is van mening dat de berichtgeving geen recht doet aan de verrichtte inspanningen en feitelijke status.

Een van die dossiers waarin het afgelopen jaar veel aandacht aan is gegeven, is het Prestatie Gericht Onderhoud (hierna PGO). In dit dossier speelde dat de gunning van de vier PGO-proefgebieden niet correct was verlopen. Daarom heeft de Raad eind 2014 een onderzoek uit laten voeren door PWC, waarvan de resultaten 12 juni 2015 beschikbaar waren. De belangrijkste conclusies waren dat van persoonlijke verrijking of bevoordeling geen sprake was, maar dat overwegingen van operationele aard soms zwaarder wogen dan de vereisten vanuit het aanbestedingsrecht. De Raad is van mening dat dergelijke overwegingen nooit een rechtvaardiging mogen vormen om af te wijken van aanbestedingsrecht. De resultaten van het onderzoek zijn in de Raad besproken. De Raad heeft de president-directeur gevraagd de lessen van dit onderzoek uitdrukkelijk te betrekken bij de vormgeving en inrichting van de verdere aanbesteding van de PGO-contracten, en het proces zodanig in te richten dat verantwoordelijkheden helder worden belegd en herhaling voorkomen wordt. Op 25 augustus 2015 is een plan van aanpak op hoofdlijnen aangeboden aan het ministerie; de kern daarvan is op de kortst mogelijke termijn compliant te zijn en een open en transparant intern klimaat te ontwikkelen. Om dat laatste te bereiken is het bewustzijn van het management rond het belang van compliance en mogelijke dilemma’s via intensieve workshops versterkt. Eind 2015 en begin 2016 heeft de Raad de nadere uitwerking van het plan besproken. Dat heeft geleid tot een definitieve aanpak die aan het ministerie is aangeboden. Tot die aanpak behoren de volgende elementen:

  • De komende vier jaar jaarlijks het aantal PGO-aanbestedingen verhogen, zodat voor de 20 PGO-gebieden het klein onderhoud eind 2019 compliant is (inclusief de omzetting van de pilots).

  • De huidige contractduur moet aanzienlijk worden teruggebracht.

In de eerste helft van 2016 is hiermee een start gemaakt. De eerste resultaten zijn goed en bieden vertrouwen dat het beoogde doel gehaald kan worden.

Nog een dossier dat speelde in 2015 was VLARK, een project waarbij spoorverdubbeling gerealiseerd wordt in de gemeente Utrecht tussen Vleuten en het Amsterdam-Rijnkanaal. Naar aanleiding van de oproep aan de organisatie om ‘vermoede misstanden’ te melden, is een beperkt aantal meldingen van vermoede misstanden ontvangen. Eén melding was aanleiding voor de Raad voor nader onderzoek; de overige vermoede misstanden zijn door de directie onderzocht. Het betrof de melding in het voorjaar 2015 dat zonder juridische basis betalingen waren verricht aan een aannemer die onderdeel uitmaakte van de uitvoerende bouwcombinatie. Het onderzoek liet zien dat er sprake is geweest van een betaling die ten tijde van de overboeking niet onderbouwd kon worden met geleverde prestaties, en waarover de interne afwegingen en besluitvorming onvoldoende zijn vastgelegd. Er is overigens geen sprake geweest van zelfverrijking. Op basis van het onderzoek heeft de Raad besloten dat overeenkomsten, die worden afgesloten in het kader van de afwikkeling van juridische geschillen, voor kennisname aan de Raad moeten worden voorgelegd. Daarnaast is het geheel van de integriteits- en compliance-bepalingen tegen het licht gehouden en is een compliance officer aangesteld. Ook is een tijdelijke commissie compliance en integriteit ingesteld die onder andere zal toezien op de gewenste verbetering conform het plan van aanpak dat daartoe zal worden opgesteld. De Raad heeft op 26 november 2015 het ministerie hierover geïnformeerd.

Op 16 februari 2016 heeft de directie van ProRail een plan van aanpak goedgekeurd dat zich richt op zeven thema’s :

  1. Toon aan de top

  2. Bewustzijn

  3. Helder kader

  4. Training

  5. Handhaving

  6. Audits

  7. Monitoring en evaluatie

De geformuleerde acties en maatregelen op elk van deze thema’s moeten bijdragen aan de realisatie van de doelstelling van ProRail, zoals die is opgenomen in de eerder aangehaalde brief aan het ministerie van 25 augustus 2015..

Tot slot was er in 2015 veel aandacht voor de financiële situatie bij ProRail. De kwaliteit van de financiële administratie staat al vanaf 2012 prominent op de agenda van de vergaderingen van de Raad, omdat toen vastgesteld is dat er tekortkomingen waren die aangepakt moesten worden. Toentertijd is in gesprekken met de Raad, de aandeelhouder en de accountant een drietal prioriteiten bepaald: activaregister, inkoopproces en projectadministratie. Voor elk van deze prioriteiten zijn plannen van aanpak opgesteld, waarvan de voortgang door de auditcommissie wordt gemonitord en waaraan de accountant in het jaarverslag aandacht besteedt. ProRail is zich dus welbewust van de noodzaak verbeteringen door te voeren, en werkt daar succesvol aan. Ook in 2015 zijn belangrijke stappen gezet. De borging hiervan heeft zijn weerslag gevonden in de in 2015 opgeleverde ‘Verbeteraanpak financiële beheersing’. Deze aanpak, op 12 oktober 2015 aan het ministerie aangeboden, richt zich op het verder verbeteren en borgen van:

  • Kwaliteit van de financiële organisatie

  • Prognoses voor beheer, onderhoud en vervangingsinvesteringen

  • Financiële projectbeheersing

  • Administratie, verslaggeving en administratie organisatie/interne controle

  • Rechtmatige subsidieverantwoording

De voortgang wordt door de auditcommissie gemonitord en komt ook terug in de jaarlijkse controle door de accountant. In de periode vanaf 12 oktober 2015 tot op heden is duidelijk vooruitgang geboekt, al realiseert de Raad zich wel dat er nog een lange weg te gaan is. De Raad erkent ook dat cultuuraspecten een rol spelen en dat de leiding van ProRail daarin een grote verantwoordelijkheid heeft. De topstructuur en de bemensing daarvan speelt hierin een essentiële rol.

Start van herstel

2015 was een turbulent jaar. ProRail is daar transparant over en zoekt de samenwerking omdat alleen zo de maatschappelijke verantwoordelijkheid van ProRail goed kan worden ingevuld. Op weg naar een nieuw begin is, zoals aangegeven, de inrichting en bemensing van de topstructuur van groot belang. Deze topstructuur is per 1 april 2016 van start gegaan en kenmerkt zich door een scherper oog op de organisatie, waardoor ProRail interne processen beter kan inrichten en het mogelijk wordt om, in lijn met de beheerconcessie en de doelen van de LTSA, prestatieverbeteringen sneller te realiseren.

Met een heldere scheiding tussen het richten van de organisatie enerzijds en de uitvoering anderzijds zal een effectievere organisatie ontstaan. De topstructuur van ProRail is gebaseerd op die tweedeling. De driehoofdige raad van bestuur, die bestaat uit de CEO, CFO en COO, moet zorgen voor een goede verbinding met de relevante externe partijen, en voor een krachtige sturing op samenhang en cultuurbeïnvloeding binnen ProRail. Onder de raad van bestuur fungeert een executive committee van negen personen, dat verantwoordelijk is voor de uitvoering. Gezamenlijk zullen zij er voor zorgen dat de LTSA doorwerkt in missie, strategie en waarden van ProRail, gericht op betere kwaliteit en service met en voor al onze klanten.

De Raad houdt toezicht op de raad van bestuur wiens leden gesprekspartners van de Raad zijn. Financiën en Procurement zijn in het executive committee vertegenwoordigd omdat hier, zoals hierboven geschetst, zware verantwoordelijkheden liggen en sterke (aan)sturing nodig is.

Met deze inrichting heeft de Raad er vertrouwen in dat ProRail in staat is slagvaardig invulling te geven aan de opdracht zoals die in de beheerconcessie en de LTSA is vastgelegd.

Bijeenkomsten

In 2015 kwam de Raad bijeen in negen reguliere vergaderingen en vonden er extra vergaderingen plaats. De extra vergaderingen gingen vooral over de financiële situatie van ProRail en over governance en compliance. Daarnaast vergaderde de Raad zonder de directie en waren er besprekingen in de verschillende commissies. Naast de onderwerpen zoals hierboven beschreven, sprak de Raad over:

  • De operationele prestaties aan de hand van de reguliere rapporten aan de Raad en het ministerie. Hierbij was regelmatig aandacht voor de Luchthaven Schiphol. Deze is van groot belang voor de Nederlandse economie. Het is dus belangrijk dat het spoor van en naar de luchthaven goed beschikbaar is voor treinverkeer.

  • Het programma Beter en Meer, waarin NS en ProRail samenwerken aan het verbeteren van de prestaties op het spoor. In de Raad is gesproken over de voortgang en de voorgenomen inzet op de Verbeteraanpak Trein, Be- en Bijsturing van de Toekomst, Verbeteraanpak Stations, Verbeteraanpak Veiligheid en Programmering & Samenwerking.

  • Het Programma 2012-2015 is afgerond. Hiermee zijn goede resultaten behaald. De strategische doelen Veilig, Betrouwbaar, Punctueel en Duurzaam Spoor bleven in 2015 gehandhaafd en blijven voorlopig de basis voor de strategie van ProRail.

  • Investeringsvoorstellen van boven de € 35 miljoen dienen altijd geaccordeerd te worden door de Raad. Deze zijn vooraf afgestemd met het ministerie. De investeringsvoorstellen waaraan goedkeuring is verleend in 2015 waren onder meer: Van Starkenborghkanaal, Maarsbergen, Railterminal Venlo, programma vervanging treinbeveiliging, elektrificatie Maaslijn en NSP Utrecht Centraal. Daarnaast is het investeringsvoorstel voor Railcenter besproken en goedgekeurd.

  • In 2015 is een nieuwe cao afgesloten en zijn afspraken gemaakt over pensioenen. Verder is in nauwe samenwerking met de OR de door het ministerie opgelegde taakstelling verder uitgevoerd. De beoogde reductie van de apparaatskosten loopt op schema. Eind 2015 was zelfs sprake van ongeveer 175 vacatures bij ProRail. Het bestuur heeft daarop maatregelen genomen.

  • Keyrail was verantwoordelijk voor het beheer en de capaciteitsverdeling van de Betuweroute. De taken van Keyrail zijn per 1 juli 2015 door ProRail overgenomen. De Raad heeft besloten dat alle aandelen door ProRail worden overgenomen, waarna ProRail de lopende zaken zal afhandelen en tot liquidatie zal overgaan. Verder is een due diligence uitgevoerd om maximale zekerheid te krijgen over de resterende risico’s. De integratie van het personeel is medio 2015 afgerond en de juridische afwikkeling zal in 2016 plaatsvinden.

  • De ICT-visie was onderwerp van gesprek. De ambitie is om de systemen beter op elkaar te laten aansluiten. Ook nieuwe ontwikkelingen zoals het gebruik van Big Data en Near Field Communication en de invloed daarvan op ProRail zijn besproken. Nieuwe systemen dienen zo flexibel mogelijk te worden ingericht. De besturing moet eenvoudiger en minder afhankelijk van de menselijke factor.

  • In het kader van de parlementaire enquête naar de FYRA is ProRail gehoord door de commissie. In het rapport heeft de commissie de aanbeveling van een medewerker van ProRail om altijd een Integraal Proefbedrijf 1 te laten rijden overgenomen. Ook de suggestie om altijd met een ‘Plan B’ te werken krijgt aandacht.

  • De positie van ProRail in Relined is besproken. Uitgangspunt is dat zaken die geen kernactiviteit van ProRail zijn worden afgebouwd.

  • Overige onderwerpen waren onder meer de inzet voor de winter 2015-2016, het ERTMS- programma en de betonkwaliteit HSL-Zuid.

  • 1Een Integraal Proefbedrijf is bedoeld om vast te stellen onder welke omstandigheden een goed
    vervoersproduct voor de reiziger kan worden neergezet.

Het jaarverslag

Hierbij biedt de Raad het jaarverslag 2015 aan waarin de jaarrekening over 2015 is opgenomen. Het bestuur heeft het jaarverslag opgesteld. Onze externe accountant, EY Accountants LLP, heeft de jaarrekening gecontroleerd en voorzien van een goedkeurende controleverklaring.

De auditcommissie en de Raad hebben het verslag besproken met het bestuur en de accountant. Op 4 mei 2016 zal het verslag tijdens de jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders ter vaststelling worden voorgelegd. De Raad stelt voor dat het bestuur decharge wordt verleend voor het gevoerde beleid, dat aan de Raad decharge wordt verleend voor het gehouden toezicht en dat de jaarrekening wordt vastgesteld.