Assurance-rapport van de onafhankelijke accountant bij niet-financiële informatie in het jaarverslag 2015

Aan: de aandeelhouder en de raad van commissarissen van ProRail B.V.

Onze conclusie

Wij hebben de niet-financiële informatie in de hoofstukken ‘Spoorvervoer’, ‘Operationele prestaties’, ‘Stations- en spoorvernieuwing’, ‘Veiligheid’, ‘Omgeving’, ‘Medewerkers’, ‘Profiel’, ‘Stakeholderdialoog’, ‘Maatschappelijk verslaggevingsbeleid’ en ‘GRI Verslaggeving’ in het jaarverslag 2015 (hierna: Verslag) van ProRail B.V. te Utrecht (hierna: ProRail) over 2015 beoordeeld.

Op grond van onze werkzaamheden, met inachtneming van de beperkingen die in de paragraaf ‘Beperkingen bij het onderzoek’ zijn weergegeven, is ons niets gebleken op basis waarvan wij zouden moeten concluderen dat het Verslag 2015 geen, in alle van materieel belang zijnde aspecten, betrouwbare en toereikende weergave geeft van het beleid van ProRail ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen en de bedrijfsvoering, de gebeurtenissen en de prestaties op dat gebied in 2015 in overeenstemming met de Sustainability Reporting Guidelines G4 (optie Comprehensive) van Global Reporting Initiative (hierna: GRI) en het verslaggevingsbeleid van ProRail zoals toegelicht in het hoofdstuk ’Maatschappelijk verslaggevingsbeleid’.

Het Verslag omvat een weergave van het beleid van ProRail ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen en de bedrijfsvoering, de gebeurtenissen en de prestaties op dat gebied gedurende 2015.

Basis voor onze conclusie

Wij hebben onze beoordeling uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder Standaard 3810 ‘Assurance-opdrachten inzake maatschappelijke verslagen’. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Verantwoordelijkheid van de accountant’.

Wij zijn onafhankelijk van ProRail zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor onze conclusie te bieden.

Beperkingen bij ons onderzoek

In het Verslag is toekomstgerichte informatie opgenomen in de vorm van ambities, strategie, plannen, verwachtingen en ramingen. Inherent aan deze informatie is dat de werkelijke uitkomsten in de toekomst kunnen afwijken en daarom onzeker zijn. Wij geven geen zekerheid bij de veronderstellingen en de haalbaarheid van toekomstgerichte informatie in het Verslag.

Daarnaast maken de vergelijkende cijfers van 2013 en de verwijzingen in het Verslag (naar www.ProRail.nl, externe websites en overige documenten) geen deel uit van onze assurance-opdracht.

Materialiteit

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de beslissingen die de belangrijkste stakeholders op basis van het Verslag nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze assurance-werkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op onze conclusie.

Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit van de door ons onderkende significante prestatie-indicatoren bepaald op 5%, met uitzondering van de prestatie-indicatoren voor ‘veilig leven’ (aantal aanrijdingen op overwegen, aantal aanrijdingen op overwegen met dodelijk slachtoffers en aantal suïcides met dodelijk afloop), ‘veilig werken’ (aantal aanrijdingen personeel en aantal elektrocuties van personeel) en ‘punctueel spoor’ (geleverde treinpaden en punctualiteit), welke wij op 3% hebben bepaald. De kwalitatieve toelichtingen hebben wij op totaalniveau afgezet tegen de kwaliteitsprincipes van de Sustainability Reporting Guidelines G4 (optie Comprehensive) van GRI, die onder meer toezien op aspecten als evenwichtigheid, tijdigheid en balans van het Verslag.

Kernpunten van ons onderzoek

Kernpunten

.

Onderwerpen van bijzondere aandacht

Onze assurance-werkzaamheden hierop

 

1. Voldoen aan GRI G4 principe evenwichtigheid. Het jaarverslag geeft een evenwichtig beeld van het verslagjaar en daarmee een weergave van positieve en negatieve informatie.

1. Om de evenwichtigheid te beoordelen hebben we een media-onderzoek uitgevoerd, de resultaten hiervan met ProRail besproken, doelstellingen analyses uitgevoerd en plausibiliteitscontroles uitgevoerd op positieve kwantitatieve informatie in het jaarverslag.

 

2. Betrouwbaarheid van punctualiteit-indicatoren en geleverde treinpaden.

2. De betrouwbaarheid van de punctualiteitscijfers hebben wij vastgesteld middels uitvoeren van lijncontroles, het inwinnen van inlichtingen van ProRail, het uitvoeren van cijferanalyses en door consistentie tussen beschikbare informatie vast te stellen.

 

3. Veiligheidsprestaties kennen een inherente onzekerheid ten aanzien van de volledigheid

3. Wij hebben lijncontroles uitgevoerd, inlichtingen van ProRail ingewonnen en media-analyses uitgevoerd

Verantwoordelijkheid van de raad van bestuur

De raad van bestuur van ProRail is verantwoordelijk voor het opstellen van het Verslag in overeenstemming met Sustainability Reporting Guidelines G4 (optie Comprehensive) van GRI, inclusief het identificeren van stakeholders en het bepalen van materiële onderwerpen, en het verslaggevingsbeleid van ProRail. De door de raad van bestuur gemaakte keuzes ten aanzien van de reikwijdte van het Verslag en het verslaggevingsbeleid zijn uiteengezet in het hoofdstuk ’Maatschappelijk verslaggevingsbeleid’.

De raad van bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als zij noodzakelijk acht om het opstellen van het Verslag mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant

Een beoordeling is gericht op het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid. De werkzaamheden die worden verricht bij het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid zijn gericht op het vaststellen van de plausibiliteit van informatie en zijn geringer in diepgang dan die bij een assurance-opdracht gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. De in dit kader uitgevoerde werkzaamheden bestonden in hoofdzaak uit het inwinnen van inlichtingen bij functionarissen van de vennootschap en het uitvoeren van cijferanalyses met betrekking tot de niet-financiële informatie opgenomen in het Verslag. De mate van zekerheid die wordt verkregen bij beoordelingswerkzaamheden is daarom ook lager dan de zekerheid die wordt verkregen bij controlewerkzaamheden.

Wij hebben onze beoordeling professioneel-kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controle- en overige standaarden, ethische voorschriften en onafhankelijkheidseisen.

Onze belangrijkste werkzaamheden bestonden uit:

  • Het uitvoeren van een omgevingsanalyse en het verkrijgen van inzicht in de relevante maatschappelijke thema’s en kwesties, relevante wetten en regelgeving en de kenmerken van de organisatie;

  • Het evalueren van de aanvaardbaarheid van het verslaggevingsbeleid en de consistente toepassing hiervan, waaronder het evalueren van de uitkomsten van de dialoog met belanghebbenden en de redelijkheid van schattingen gemaakt door het management;

  • Het evalueren van het toepassingsniveau volgens de Sustainability Reporting Guidelines G4 (optie Comprehensive) van GRI;

  • Het evalueren van de opzet en implementatie van de systemen en processen voor informatieverzameling en –verwerking voor de informatie in het Verslag;

  • Het afnemen van interviews met management (of relevante medewerkers) verantwoordelijk voor de duurzaamheidsstrategie en –beleid.

  • Het afnemen van interviews met relevante medewerkers verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie voor het Verslag, het uitvoeren van interne controles op gegevens en de consolidatie van gegevens in het Verslag.

  • Het evalueren van de interne en externe documentatie, in aanvulling op interviews, om vast te stellen of de informatie in het Verslag voldoende is onderbouwd.

  • Het analytisch evalueren van data en trends aangeleverd voor consolidatie in het Verslag.

Utrecht, 8 april 2016

Ernst & Young Accountants LLP

w.g. drs. R.T.H. Wortelboer RA