De pagina ververst bij het selecteren van een onderwerp.

Sla artikel navigatie over.

Terugblik en bijeenkomsten raad van commissarissen

Verkeersleiding

Door het tekort aan treindienstleiders kon met name in de zomerperiode een aantal lijnen niet bediend worden. Dit onderwerp staat regulier op de agenda van de RvC-vergaderingen. De RvB informeert de RvC over de extra opleidingscapaciteit, de verkorte opleidingen en de stand van zaken op de verschillende VL-posten. Ondanks de krappe arbeidsmarkt hebben zich meer kandidaten aangemeld voor de opleidingsklassen dan er op korte termijn plaats is.

De RvC heeft kennis genomen van het onderzoek van BCG dat op verzoek van ProRail is gedaan. Het plan van aanpak voor de verbetering van VL is tot stand gekomen in afstemming met de RvC. De RvC begrijpt dat de capaciteitsproblemen niet op korte termijn opgelost zullen zijn en dat tot en met oktober 2023 tekorten een rol zullen blijven spelen. Hoe en welk effect COVID de komende periode zal hebben op bijvoorbeeld het ziekteverzuim op de VL-posten is op dit moment nog niet te zeggen.

De RvC vindt het van groot belang dat naast het oplossen van de huidige capaciteitsproblemen een plan van aanpak voor de middellange en lange termijn wordt opgesteld om daarmee perspectief te kunnen bieden aan de medewerkers en de sector. Dit perspectief is voor de medewerkers belangrijk om hen daarmee zekerheid te geven voor de middellange en lange termijn.

Om de betrokkenheid van de RvC bij de VL-medewerkers te laten zien heeft de RvC in september een bezoek gebracht aan de VL-post Amsterdam en is tijdens dit bezoek in gesprek gegaan met medewerkers van deze post. Zo kon de RvC op locatie de werkzaamheden van de medewerkers zien en de ervaringen van de medewerkers en management horen. De RvC heeft dit bezoek als zeer waardevol ervaren, ook omdat het in COVID tijd niet altijd doenlijk was bezoeken aan de operatie te brengen.

Strategisch personeelsplan

De RvC heeft in een aantal vergaderingen de noodzaak van een strategisch personeelsplan besproken gelet op de krapte op de arbeidsmarkt, de voorziene groei, de digitalisering van het spoorsysteem en pensionering van medewerkers.

Ook ProRail heeft te maken met de krapte op de arbeidsmarkt. Dat speelt niet alleen bij VL maar breder, bijvoorbeeld bij technisch personeel dat ProRail en de markt willen werven. Dit speelt ook bij de aannemers die voor ProRail het spoor onderhouden. Daarnaast heeft ProRail de komende jaren te maken met uitstroom in verband met pensionering van medewerkers. Omdat het spoorsysteem zich steeds meer zal ontwikkelen naar een digitaal systeem, vereist dat andere competenties van de nieuwe en huidige medewerkers.

Het personeelsplan van ProRail ziet op een groot deel van de organisatie en geeft inzicht in mobiliteit, doorstroom en trends. ProRail kan aan de hand daarvan prioriteiten stellen. ProRail heeft de recruitment functie versterkt om meer nieuwe medewerkers te kunnen werven. Het streven naar meer diversiteit is onderdeel van het personeelsplan.

De RvC en de RvB hebben geconcludeerd dat het tijdig werven van gekwalificeerd personeel, het opleiden van medewerkers, een goed loopbaanbeleid, het behoud van medewerkers en het succes daarvan in een krappe arbeidsmarkt cruciaal is ten behoeve van (het onderhoud) het spoor maar ook om de voorziene groei te kunnen waarmaken.

COVID/hybride werken

Medewerkers met kantoorwerk kunnen door deze wijze van werken op kantoor collega’s ontmoeten. De start van dit hybride werken was voorzien in het najaar. Deze start is uitgesteld in verband met de corona maatregelen. De RvC heeft begrip voor de teleurstelling van medewerkers die er naar uit hadden gekeken om hun collega’s na lange tijd weer live te zien. De COVID maatregelen leidde ook in 2021 een grote afname van het aantal reizigers.

De RvC heeft kennis genomen van de financiële impact van covid op ProRail met betrekking tot 2021: een verlaging van de inkomsten met betrekking tot de gebruiksvergoeding ten opzichte van de verwachte dienstregeling van EUR 34 miljoen. Deze verlaging is in 2021 financieel gecompenseerd door het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat middels een aanvulling op de BOV subsidie.

Aandachtspunten

De RvC heeft in 2021 naast covid en VL andere belangrijke onderwerpen besproken zoals veiligheid, goederen, de nieuwe topbesturing en de verwachte mobiliteitsgroei.

Veiligheid

ProRail heeft de missietekst  aangepast om het belang van veiligheid nog prominenter te benadrukken. Aangezien veiligheid cruciaal is, stond dit onderwerp standaard op de agenda van de RvC. De RvC is bijvoorbeeld geïnformeerd over de voortgang van het NABO programma, de verbetering van de veiligheidscultuur, de maatregelen in de Haven, de maatregelen met betrekking tot laagspanning, de besprekingen met toezichthouders en het besluit met betrekking tot kwartsstof.

De RvC benadrukt dat de nodige aandacht en verbetering op het gebied van veiligheid en verankering in de cultuur nodig is en blijft. In de prioriteitsstelling dient dit steeds voorop te staan.

Een element dat op het gebied van veiligheid speelt is dat ProRail te maken heeft met een verscheidenheid aan regelgeving die ook nog eens per regio kan verschillen terwijl ProRail een landelijk spoorsysteem beheert. Zo zijn de eisen die voor emplacementen gelden niet landelijk uniform. Bij de inwerkingtreding van de omgevingswet zal dit probleem zich nog meer voordoen omdat dan meer dan één bevoegd gezag zeggenschap krijgt over bijvoorbeeld emplacementen.

ProRail heeft ook te maken met verschillende soorten wetgeving die niet goed op elkaar aansluiten en in sommige gevallen tegenstrijdige uitvoeringshandelingen vereisen, bijvoorbeeld  bij veiligheidsregels en milieuregels. Bijkomend knelpunt is dat handelen c.q. nalaten om te voldoen aan  één van beide eisen over en weer kan leiden tot sancties. ProRail is hierover is gesprek met inspecties en beleidsbepalers. Dat laat natuurlijk onverlet dat ProRail wel moet volden aan de eisen gesteld door de bevoegde gezagen.

In april van 2021 zijn de blusvoorzieningen op Waalhaven Zuid goedgekeurd als tijdelijke voorziening, ProRail spant zich zo goed mogelijk in deze op langere termijn  door de structurele voorzieningen te vervangen. Daardoor kan vervoer van gevaarlijke stoffen weer kan worden afgehandeld op emplacement Waalhaven Zuid. Dat is een belangrijke stap in het proces om te voldoen aan de eisen.

ProRail spant zich maximaal in om op 1 januari 2023 te voldoen aan de vergunningseisen voor de emplacementen in de Haven. Met name met betrekking tot het emplacement Waalhaven Zuid is ProRail in grote mate afhankelijk van de medewerking van veel partijen en voldoende financiering. Dat maakt het een complex proces. De blustrein op Waalhaven Zuid blijft beschikbaar als achtervang.

Goederen

Bedieningsmodel heuvelen op Kijfhoek en vervanging heuvel

De RvC heeft de investering gemoeid met de vervanging van de heuvel goedgekeurd. ProRail investeert € 150 miljoen in de vernieuwing van de infrastructuur op Kijfhoek. De consequenties van het project voor de gebruikers van Kijfhoek zijn ingrijpend: in 2023-2024 is gedurende 18 maanden 50% van de heuvelcapaciteit niet beschikbaar. Dit is een ingrijpende en langdurige buitendienststelling die veel hinder voor de gebruikers zal opleveren.

ProRail heeft in 2020 een LOI gesloten met DB Cargo met de intentie dat ProRail de sorteerdienst (inclusief de heuvellocomotieven en medewerkers) van DB Cargo zou overnemen met als doel de infrastructuur op Kijfhoek beter te benutten (en zonder beperkingen open te kunnen stellen voor alle goederenvervoerders). DB Cargo heeft midden 2021 een nieuwe belangenafweging gemaakt en om haar moverende redenen besloten de sorteerdienst toch zelfstandig te blijven uitvoeren (en vervolgens is de LOI opgezegd). DB Cargo wil de gereguleerde sorteerdienst zelf gaan aanbieden. Hoe deze dienst zal worden aangeboden is nog niet bekend. Om een betere benutting van de infrastructuur en zo min mogelijk drempels voor andere goederenvervoerders mogelijk te maken op Kijfhoek oriënteren de RvB en RvC zich  op diverse scenario’s  voor een effectieve benutting van de heuvel door alle goederenvervoerders op non-discriminatoire basis zodat daar in 2022 een besluit over kan worden genomen.

ERTMS

ERTMS staat regelmatig op de agenda van de RvC. Thema’s hierbij zijn onder andere de voortgang, de verdere uitrol, de aanbestedingen, mijlpalen en planning en digitalisering. Deze digitalisering vergt verdere ontwikkeling van digitale vaardigheden van medewerkers en de organisatie omdat dit een omslag betekent van het “werken met spullen” naar “het werken met software”.

Het huidige systeem voor beveiliging van het spoor (Automatische Trein Beïnvloeding ATB) functioneert goed, maar is verouderd  en behoeft vervanging. Het kabinet heeft ervoor gekozen om landelijke ERTMS uit te rollen. In het Programma ERTMS wordt de eerste fase van deze uitrol verzorgd, waarbij gestart wordt met de uitrol op een aantal baanvakken.

ProRail werkt aan ERTMS in twee hoedanigheden. Ten eerste is de afdeling Programmadirectie ERTMS (PD) ondergebracht bij ProRail om de coördinatierol voor de invoering van ERTMS binnen de sector te vervullen met als opdrachtgever de DG Mobiliteit van IenW en daarmee de regietaak te vervullen. Daarnaast is ProRail (de afdeling Implementatie ERTMS ProRail (IEP)) belast met de uitrol van ERTMS in de bestaande railinfrastructuur. Het eerste deel van het programma ERTMS omvat kort gezegd de uitrol van ERTMS op 7 baanvakken, de aanpassing van bedrijfsprocessen en systemen, het opleiden van machinisten en verkeersleiders en de ombouw van het reizigers- en goederenmaterieel.

In 2021 is ProRail met Thales en Siemens als kandidaat systeemleveranciers de dialoogfase van de aanbesteding voor het Central Safety System (CSS) in de railinfrastructuur ingegaan, naar verwachting zal begin 2022 de opdracht tot levering van het CSS aan één systeemleverancier worden gegund. Voorts zijn in 2021 de Noordelijke lijnen aan de scope van het programma toegevoegd, zijn de voorbereidingen gestart voor een studie om te komen tot scenario’s voor de landelijke uitrolvolgorde ERTMS op de overige baanvakken met een indicatieve planning en budget.

Het ERTMS programma blijft een intensief traject, niet alleen door de omvang en tijdspanne van het programma en de vele stakeholders die daarbij betrokken zijn, maar ook door vele uitdagingen zoals de omslag naar digitalisering, het op tempo houden van de uitrol, de introductie van nieuwe systemen en processen en de besluitvormings- en financiële aspecten bij de uitrol van ERTMS en de ombouw van het materieel van reizigers- en goederenvervoerders.

2022 en verder

Op korte termijn zijn verschillende thema’s die de aandacht van ProRail vragen. In 2022 zal de RvC  aan de hand van roadmaps de onderwerpen VL, veiligheid, goederen, strategie, operatie op orde en de organisatie ontwikkelingen met de RvB bespreken. Daarnaast zal de RvC de zbo omvorming agenderen met het oog op een zorgvuldige implementatie. Ook zal de aandacht gaan naar het vasthouden van de goede prestaties en de manier van werken zoals hybride werken. Verder spelen het onderhoud en verbeteren van de infrastructuur, ERTMS en goederenvervoer.

Bijeenkomsten

In 2021 kwam de RvC bijeen in 9 vergaderingen. In het eerste deel van de vergaderingen vergaderde de RvC zonder de RvB. Alleen de bijeenkomsten in augustus, september en november 2021 hebben fysiek plaats kunnen vinden. Helaas waren andere bedrijfsbezoeken dan het bezoek aan de VL-post Amsterdam niet aan de orde door COVID. De RvC ziet uit naar meer bezoeken zodra de COVID maatregelen dat weer toelaten.  

ProRail bereidt zich op de groei voor door het aannemen van nieuwe medewerkers. De inzichten op basis van het strategisch personeelsplan zijn daarvoor goed bruikbaar. Ook ProRail heeft te maken met een tekort op de arbeidsmarkt. ProRail bespreekt met bijvoorbeeld aannemers welke maatregelen mogelijk zijn om het tekort aan technisch personeel te verminderen.

De RvC heeft in een aparte sessie met ProRail en PBL de verwachte mobiliteitsgroei en de mogelijke scenario’s besproken, mede naar aanleiding van een rapport van PBL over dit onderwerp. Ontwikkelingen zoals meer thuiswerken, een groeiende bevolking en verdere verstedelijking, en duurzaamheid zullen effect hebben op de groei. De groei zal op korte termijn in ieder geval worden beïnvloed door COVID. De RvC vraagt in de besprekingen met de RvB aandacht voor de maakbaarheid van de groei, gelet op o.a. de spanning op de arbeidsmarkt en beschikbaarheid van (financiële) middelen.

De RvC-leden waren vrijwel altijd allemaal aanwezig. De besprekingen in de commissies van de RvC werden steeds teruggekoppeld tijdens de RvC-vergadering. Er is regelmatig contact tussen de voorzitter van de RvC en de voorzitter van de RvB en tussen de (overige) leden van de RvC en de RvB geweest.

De RvC sprak in 2021, naast de eerdergenoemde onderwerpen, onder meer over:

  • De jaarstukken 2020

  • Controleplan Deloitte

  • HR, Personeelsbeleid, FTE ontwikkeling

  • Mobiliteitsgroei

  • ERTMS

  • PGO

  • Mobiliteit in 2030/2040 en investeringsagenda

  • Risk management en compliance

In de statuten van ProRail is opgenomen dat de raad van commissarissen voor bepaalde onderwerpen goedkeuring moet verlenen. Hieronder vallen onder meer onderwerpen die betrekking hebben op de strategie van de onderneming, aandelen, deelnemingen en investeringen boven een bedrag van ten minste € 35 miljoen. Hieronder de investeringsvoorstellen die in 2021 zijn besproken.

  • Wijziging scope NABO-programma

  • FIVAT

  • Klimaatakkoordgelden Fietsparkeren bij stations

  • Maaslijn

  • MLT-reizigers

  • Brandblusvoorzieningen havenemplacementen

  • Amersfoort-West

Per vergadering worden documenten ter kennisname aan de RvC gezonden door de RvB. Het betreft onder andere informatie over juridische zaken en risico’s, een regulier overzicht met de belangrijkste issues, kwartaalrapportages, het halfjaarrapport, Kamerbrieven en documenten over de subsidieaanvraag.

Een aantal RvC-leden heeft in 2021 bijeenkomsten met de OR bijgewoond.

Bespreken eigen functioneren

In 2021 is de RvC gestart met de zelfevaluatie over het jaar 2021, deze is begin 2022 afgerond.

Functioneren RvB(-leden)

Het functioneren van de RvB-leden is in de eerste helft van 2021 besproken.

Onafhankelijkheid

De RvC is van mening dat hij in 2021 onafhankelijk heeft kunnen functioneren.