De pagina ververst bij het selecteren van een onderwerp.

Sla artikel navigatie over.

Integriteit en compliance

Bij het streven naar een veilig en duurzaam spoor, is er bij ProRail aandacht voor een open organisatiecultuur, integriteit en compliance. We kunnen als organisatie alleen goed presteren als er goed wordt samengewerkt. Dat is mogelijk als medewerkers open kunnen zijn, mogen leren van fouten, elkaar kunnen vertrouwen én tegenspreken. De afdeling Integriteit, Risicomanagement en Compliance (IRC) en de Corporate Compliance Officer (CCO) adviseren de organisatie daarin. Vragen, signalen en meldingen – zowel van binnen als van buiten de organisatie – geven ProRail de kans om te leren en te verbeteren en daarom is het van belang dat deze positief worden ontvangen.

Gedragscode

De gedragscode van ProRail geeft handvatten voor een goede samenwerking en wordt regelmatig onder de aandacht van de medewerkers gebracht.

In 2021 is een e-learning met cabaretiers gepubliceerd voor alle collega’s. Daarin worden aan de hand van herkenbare dilemma’s belangrijke thema’s uit de gedragscode op een luchtige en ludieke manier toegelicht.

Goed voorbeeld doet goed volgen. Daarom is het naleven van de gedragscode door het topmanagement belangrijk. Zo heeft de raad van bestuur meegewerkt aan een korte film over integriteit met daarin de oproep aan alle ProRailers om fouten bespreekbaar te maken om daarvan te leren. Ook zijn dilemmasessies in de ExCo gehouden waarbij ExCo-leden dilemma’s uit eigen ervaring bespreekbaar hebben gemaakt.

Om de toegankelijkheid van de gedragscode te vergroten voor externen, zijn afgelopen jaar de regelingen behorende bij de gedragscode toegevoegd aan de publieke website .

Eveneens zijn in 2021 voorbereidingen getroffen voor aanpassing van de gedragscode, die in 2022 zal plaatsvinden. Doel is om de gedragscode – in gesprek met de medewerkers – aan te vullen en te wijzigen zodat deze blijft aansluiten bij de actuele vraagstukken van medewerkers en de maatschappelijke context waarin ProRail zich met haar publieke taak beweegt.

Bewustwording

Afgelopen jaar heeft IRC in toenemende mate nadruk gelegd op bewustwording en preventie door het stellen van vragen te bevorderen en zo dilemma’s aan de voorkant bespreekbaar te maken. Bewustwording over integriteitsdilemma’s is een continu proces met en door de hele organisatie. In dit verband heeft IRC dit jaar gezorgd voor workshops, presentaties, regelmatige nieuwsberichten, het maandelijks faciliteren van open online discussies aan de hand van dilemma’s, en prikkelende publicaties in het kader van de Week van de Integriteit in december, zoals een korte film, een online dilemmadiscussie over tegengeluid en een infographic over mogelijk herkenbare integriteitsvraagstukken. Ook is een “awareness-game” ontwikkeld over de omgang met informatie met het doel de informatie- en datalekken terug te dringen. Samen met de vertrouwenspersonen heeft IRC diverse MT’s bezocht om toe te lichten waar medewerkers met hun verschillende vragen terecht kunnen. Op deze manier zorgen we ervoor dat medewerkers bewust zijn van wat integriteit, risicomanagement en compliance voor de organisatie, collega’s en henzelf betekenen, zodat zij zelf weloverwogen keuzes maken bij hun dagelijkse werkzaamheden. ​

Integriteitscultuur

In het kader van sturen op compliance en integriteit aan de voorkant, heeft in 2019 een enquête en cultuuronderzoek van de Autoriteit Consument & Markt (ACM) plaatsgevonden bij ProRail en verwante organisaties. In 2021 heeft de ACM, vanwege Covid-19 vertraagd, voor alle belangstellenden binnen ProRail een toelichting gegeven op de resultaten van dit onderzoek. Samen met de ACM heeft de CCO dit onderzoek toegelicht bij de Utrechtse Communicatiekring (UCK) en het Centre for Organisational Integrity (COI).

Adviesfunctie

De gedragscode, interne procedures en ook wet- en regelgeving leveren bij de toepassing ervan regelmatig vragen op. In 2021 heeft de afdeling IRC 63 (advies)vragen ontvangen. Deze adviesvragen dragen niet alleen bij aan het maken van de juiste keuzes, ook dragen deze bij aan beleidsvorming, bijvoorbeeld op het gebied van extern beschikbaar stellen van spoorse materialen en op het gebied van gebruik van camerabeelden en voicelogs.

Meldingen

Ondanks de lange periode van thuiswerken als gevolg van coronamaatregelen blijven meldingen binnenkomen. ProRail is hier blij mee, omdat dit duidt op systematische aandacht voor mogelijkheden om de organisatie te verbeteren.

Het aantal ontvangen meldingen in 2021 is 53, waarvan 2 meldingen ‘vermoede misstand’. In vergelijking met de twee voorgaande jaren is het totaal aantal meldingen in 2021 iets afgenomen. Het aantal vragen daarentegen is duidelijk gestegen. Dit duidt op een verschuiving naar een meer preventieve benadering door collega’s. Het onderzoek naar de twee vermoede misstanden is in 2021 afgerond. Dit heeft geleid tot een aantal aanbevelingen die inmiddels ook zijn geïmplementeerd.

Inhoudelijk zijn de meldingen zeer divers. Ze hebben betrekking op sociale veiligheid, schending van wet- en regelgeving, belangenverstrengeling en informatie- en datalekken. Met name het aantal meldingen op het gebied van sociale veiligheid is in 2021 nadat de maatregelen rondom Covid-19 zijn ingegaan, afgenomen in vergelijking met andere onderwerpen. Dit kan verklaard worden door de aandacht die er is voor sociale veiligheid en het thuiswerken door een groot deel van de organisatie.

ProRail kent een meldingsprocedure voor meldingen met een maatschappelijke impact (vermoede misstanden). Daarnaast is in 2021 een protocol afgerond voor meldingen over schendingen van de gedragscode en andere onregelmatigheden, zoals ongewenste omgangsvormen. Het protocol biedt duidelijkheid over het meldingsproces, en draagt zo bij aan een toegankelijke en veilige meldcultuur.

Lessons learned

IRC doet na de behandeling van meldingen aanbevelingen ten aanzien van wat er binnen de organisatie verbeterd kan worden. Regelmatig wordt bekeken welke bredere lessen er uit die meldingen, maar ook uit vragen en signalen geleerd kunnen worden.

Zo volgde uit analyse van eerdere informatie- en datalekken dat het wenselijk is om aandacht te besteden aan goed omgaan met informatie. De afdeling ICT heeft in 2021 een beschermschild in emailverkeer gecreëerd en er is door IRC in het derde kwartaal ‘een awareness-game’ met bijbehorende campagne gestart. Omdat uit signalen volgde dat collega’s moeite blijven houden met dit onderwerp, worden er in 2022 een vervolgspel en campagne uitgerold.

Een ander voorbeeld: in 2021 werd zichtbaar dat de druk op de operatie (Verkeersleiding) van ProRail hoog is. Vanuit deze context is er een aanzienlijk aantal meldingen gedaan. Deze meldingen zijn door IRC onderzocht en gebundeld in een rapport waarbij algemene thema's zoals samenwerken, communicatie, werkomgeving en klimaat, worden geadresseerd waardoor het rapport inzicht geeft in de cultuur, houding en gedrag bij Verkeersleiding. Op deze manier zijn de lessen uit de meldingen interessant in bredere context. De mogelijkheid om hiervan te leren is door de organisatie opgepakt. ​

Ten aanzien van interne berichtgeving en communicatie, is het belangrijk gebleken om waar mogelijk toe te lichten dat op basis van feiten en omstandigheden een belangenafweging wordt gemaakt, waarbij ook meeweegt dat ProRail nastreeft een lerende organisatie te zijn. IRC gaat met de afdeling communicatie eerdere gebeurtenissen evalueren en bekijken of hier meer aandacht aan kan worden gegeven.

Privacy & AVG/Wpg

Afgelopen jaar is ProRail verder gegaan met het bevorderen van de bewustwording en implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg). Naast de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) en de twee Privacy Officers, heeft ProRail één of meerdere AVG-ambassadeurs per afdeling, zodat kennis over de AVG beschikbaar is op de werkvloer. De regels die gelden voor het verwerken van persoonsgegevens zijn met presentaties, workshops en communicatie-uitingen onder de aandacht gebracht. In 2021 is een duidelijke stijging van het aantal gemelde datalekken. Dit is een positief signaal omdat dit duidt op grotere bewustwording op het gebied van Privacy en AVG/Wpg. In 2021 is gestart met het uitvoeren van een verplichte externe Wpg-audit naar de politiegegevens die door buitengewoon opsporingsambtenaren (BOA’s) worden verwerkt; deze audit wordt in 2022 afgerond. De acties die hieruit voortkomen, worden vervolgens opgepakt.