De pagina ververst bij het selecteren van een onderwerp.

Sla artikel navigatie over.

Integriteit en compliance

Bij het streven naar een veilig en duurzaam spoor, is er bij ProRail aandacht voor een open organisatiecultuur, integriteit en compliance. We kunnen als organisatie alleen goed presteren als we goed samenwerken. Dat is mogelijk als medewerkers open kunnen zijn, mogen leren van fouten, elkaar kunnen vertrouwen én constructief tegenspreken.

Vragen, signalen en meldingen – zowel van binnen als van buiten de organisatie – geven ProRail de kans om te leren en te verbeteren en daarom is het van belang dat deze positief worden ontvangen. Afdeling Integriteit, Risicomanagement en Compliance (IRC) en de Corporate Compliance Officer (CCO) adviseren ProRail daarin.

Gedragscode

De gedragscode van ProRail geeft handvatten voor een goede samenwerking en we brengen deze regelmatig onder de aandacht van onze medewerkers. IRC heeft in toenemende mate nadruk gelegd op bewustwording en preventie door het stellen van vragen te bevorderen en zo dilemma’s aan de voorkant bespreekbaar te maken. Bewustwording over integriteitsdilemma’s is een continu proces met en door de hele organisatie. In dit verband heeft IRC in 2022 gezorgd voor nieuwsberichten, bijeenkomsten, presentaties, e-learnings, spellen en workshops.

Programmatische activiteiten

In 2022 zijn vanuit afdeling IRC diverse activiteiten georganiseerd, waaronder:

  • Verschillende activiteiten en publicaties in de Week tegen Pesten en de Week van de Integriteit, zoals sketches met cabaretiers, interviews en integriteitstheater.

  • Workshops over sociale veiligheid, omgang met nevenactiviteiten en belangenverstrengeling.

  • Workshop met rabbijn Awraham Soetendorp over bezielend leiderschap voor alle managers.

  • Een ‘awareness-game over omgaan met informatie om bewustzijn te vergroten en daarmee data- en informatielekken te voorkomen.

  • Infographic integriteit en animatie over het doen van een melding.

Integriteitscultuur en sturen op compliance

In het kader van sturen op compliance aan de voorkant is in 2022 gestart met het opzetten van een knooppunt van regelgeving en bijbehorende experts bij ProRail. Het doel van dit knooppunt is de vindbaarheid vergroten van regelgeving en een netwerk te formeren van betrokken experts.

Ook is in 2022 de pilot van de ombudsfunctie in de praktijk van start gegaan die is ondergebracht bij IRC. De ombudsfunctie is gericht op het voorkomen en verhelpen van (mogelijke) arbeidsconflicten door de inzet van een externe onafhankelijke bemiddelaar.

De gedragscode, interne procedures en wet- en regelgeving leveren regelmatig vragen op bij onze medewerkers. In 2022 heeft de afdeling IRC 42 (advies)vragen ontvangen. Deze adviesvragen dragen niet alleen bij aan het maken van de juiste keuzes, ze ondersteunen ook de verdere beleidsvorming. Vragen gaan bijvoorbeeld over nevenwerkzaamheden en belangenverstrengeling, of over hoe men om moet gaan met ongewenst gedrag.

Meldingen

Het aantal meldingen in 2022 bedraagt 64, waarvan drie meldingen ‘vermoede misstand’. In vergelijking met de twee voorgaande jaren is het totaal aantal meldingen in 2022 iets toegenomen. Het aantal vragen daarentegen is gedaald. Een mogelijke verklaring zijn de lagere aantallen workshops in het derde kwartaal door tijdelijk capaciteitstekort.

Het aantal meldingen op het gebied van ongewenste omgangsvormen neemt toe. Deze trend is ook in de samenleving waarneembaar en vindt zijn weerslag in onze organisatie. Daarnaast kan de terugkeer op kantoor na de coronaperiode hieraan hebben bijgedragen.

ProRail kent ook een meldingsprocedure voor meldingen met een maatschappelijke impact (vermoede misstanden). Vanwege de komende wetswijziging van de Wet Bescherming Klokkenluiders heeft ProRail in 2022 voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd om deze procedure aan te passen.

Het protocol inzake schendingen van de gedragscode en andere onregelmatigheden is in 2022 door de raad van bestuur en de ondernemingsraad geaccordeerd. Het protocol biedt duidelijkheid over dit meldingsproces en draagt zo bij aan een toegankelijke en veilige meldcultuur.

Privacy & AVG/Wpg

Afgelopen jaar is ProRail verdergegaan met het bevorderen van de bewustwording en implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg). Naast de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) en de twee Privacy Officers, heeft ProRail één of meerdere AVG-ambassadeurs per afdeling, zodat kennis over de AVG beschikbaar is op de werkvloer en actief kan worden gedeeld. De regels die gelden voor het verwerken van persoonsgegevens zijn met presentaties, workshops en communicatie-uitingen onder de aandacht van de medewerkers gebracht.

In 2022 heeft een daling plaatsgevonden van het aantal gemelde datalekken. In dit kader heeft IRC extra activiteiten ontplooid, zoals het creëren van filmpjes, om aandacht te vragen voor de omgang met privacygegevens en mogelijke datalekken. In 2022 is de verplichte externe Wpg-audit afgerond naar de politiegegevens die door buitengewoon opsporingsambtenaren (BOA’s) worden verwerkt. Het resultaat van de audit was positief.