Terugblik en bijeenkomsten RvC 2018

Prestaties

In 2018 heeft ProRail samen met haar ketenpartners de goede prestaties van vorige jaren kunnen handhaven. De RvC complimenteert ProRail met het behalen van alle KPI’s in 2018. De nieuw geïntroduceerde KPI transitotijd goederenvervoer ontwikkelt zich positief.

ProRail is hiermee wederom één van de best presterende infrabeheerders in Europa. De RvC waardeert het dat de ExCo de prestaties niet alleen probeert te stabiliseren, maar daar waar mogelijk naar verbetering streeft. Ook de reputatie bleef zich in 2018 goed ontwikkelen. De RvC ziet dat het optreden van de ExCo, proactief en extern gericht, positief effect heeft op de medewerkers. Mensen werken graag bij en samen met ProRail. Dit is belangrijk aangezien ProRail afhankelijk is van samenwerking in de keten. De RvC heeft in dit kader, net als de ExCo, aandacht voor de goederenmarkt.

ERTMS

Het programma ERTMS is het samenwerkingsverband op vervoersysteemniveau waar de stuurgroep ERTMS verantwoordelijk voor is. In deze stuurgroep zijn IenW, ProRail en vervoerders vertegenwoordigd. Binnen het programma ERTMS voert de programmadirectie ERTMS de regie op vervoersysteemniveau. Deze programmadirectie is in oktober 2018 van IenW naar de juridische entiteit ProRail B.V. overgedragen met als doel de fase voorafgaand aan de politieke besluitvorming af te ronden en de realisatie voor te bereiden. ProRail heeft een aparte afdeling die de implementatie van de infrastructuur voorbereidt.

Net als in andere Europese landen speelt in Nederland de infrabeheerder een cruciale rol bij de uitrol van het European Rail Traffic Management System (ERTMS). In 2018 zijn hierin samen met de sector en IenW goede stappen gezet. De grootschalige introductie van ERTMS in Nederland biedt volgens de RvC veel kansen voor de mobiliteit van Nederland, maar kent ook risico’s voor ProRail. Daarom heeft de RvC veel aandacht voor ERTMS. ERTMS is regelmatig en uitgebreid in de RvC-vergaderingen aan de orde geweest. Het betrof onder andere de fasering van de landelijke uitrol, de technische interactie met het huidige beveiligingssysteem (ATB-Vv), de verhouding met de verschillende Europese landen en markten, het omgaan met onzekerheden die de introductie van een nieuw systeem met zich meebrengt, de overdracht van de programmadirectie ERTMS en de governance. De RvC is geïnformeerd over de CIO-toets en de Gateway Review.

De RvC heeft een bestuurlijke conferentie geïnitieerd waar ERTMS met de staatssecretaris van IenW, bestuurders en RvC-leden van NS en vertegenwoordigers van andere vervoerders is besproken.

In 2019 wordt de programmabeslissing verwacht en, bij positieve besluitvorming, gestart met de verdere uitrol.

Strategieontwikkeling

In 2018 is de nieuwe strategie van ProRail, met de ambities “ProRail Verbindt. Verbetert. Verduurzaamt.” verder uitgerold. De strategische richting is op 9 november 2018 door de RvC goedgekeurd en op 22 november 2018 goedgekeurd door de aandeelhouder. In aanloop naar deze goedkeuringen heeft ProRail stakeholderdiners georganiseerd, zodat de stakeholders hun visie op de strategie konden geven.

Deze strategie richt zich naast de inhoudelijke ambities op de ontwikkeling van de organisatie op het gebied van houding, cultuur en gedrag, omdat mensen een belangrijke succesfactor zijn voor het behalen van onze ambities. De drie focusgebieden op het gebied van organisatieontwikkeling zijn strategische duidelijkheid, rolduidelijkheid en een prestatie- en ontwikkelcultuur. De RvC waardeert de wijze waarop hij en de stakeholders zijn betrokken bij de ontwikkeling van de strategie. 2019 zal in het teken staan van verdere implementatie.

Omvorming ProRail tot zelfstandig bestuursorgaan (zbo)

In 2018 heeft IenW in samenwerking met ProRail verder gewerkt aan de omvorming van ProRail naar een publiekrechtelijke zbo met eigen rechtspersoonlijkheid. De Raad respecteert het besluit in het regeerakkoord en waardeert de samenwerking en het verzette werk. De RvC heeft het belang benadrukt van het goed in beeld brengen van de impact van eventuele gevolgen van de zbo-omvorming voor de stakeholders. De Raad heeft benadrukt dat het doorlopen van een zorgvuldig proces met aandacht voor alle stakeholders belangrijk is. De Raad ziet er dan ook op toe dat de belangen van de verschillende stakeholders in acht worden genomen. Het is voor het verdere traject van belang dat in de instellingswet geen besluiten worden genomen die later in de uitwerking gaan wringen. Het proces heeft naar het oordeel van de RvC zeker ook winstpunten opgeleverd, zoals de ontwikkeling van de adviesfunctie van ProRail in het spoorsysteem.

2019 en verder

2019 zal naar verwachting van de RvC in het teken staan van het handhaven van de goede prestaties, de omvorming, duurzaamheid, ERTMS en de verdere implementatie van de strategie. Daarnaast is het belangrijk aandacht te blijven besteden aan de oplopende spanning tussen de staat van de infrastructuur en beschikbare middelen en de benodigde middelen voor de ambities en innovaties, zoals verwoord in de mobiliteitsagenda en Toekomstbeeld OV. Op lange termijn ziet de RvC verdere kansen voor de trein, omdat vervoersdruk binnen de grootstedelijke gebieden en tussen stedelijke magneten toeneemt. De trein maakt het vervoer van deze ‘dikke stromen’ op een duurzame manier mogelijk. Belangrijk hierbij is dat er goed flankerend beleid is en dat er nauwe aansluiting is op andere modaliteiten.

Bijeenkomsten

In 2018 kwam de RvC bijeen in zeven vergaderingen. Verder was er regelmatig contact tussen de voorzitter van de RvC en de voorzitter van de RvB en tussen de (overige) leden van de RvC en de RvB. De RvC-leden waren bijna altijd allemaal aanwezig. De RvC vergaderde tijdens de reguliere vergaderingen deels zonder de RvB. De besprekingen in de commissies van de RvB werden op reguliere basis teruggekoppeld tijdens de RvC-vergadering. Ook zijn deep-dives geweest over specifieke onderwerpen, zoals ERTMS, strategie en is het project Driebergen Zeist bezocht. De RvC sprak in 2018, naast de eerder genoemde onderwerpen, onder meer over:

  • de jaarstukken 2017

  • de organisatieontwikkeling

  • de prestaties, de doorontwikkeling van KPI’s transitotijd goederenvervoer en klanthinder

  • het beheerplan 2019 en de subsidieaanvraag 2019

  • halfjaarverslagen en auditrapporten en kwartaalrapporten

  • prestatiegericht onderhoud (PGO)

  • veiligheid

  • leveranciersmarkt

  • investeringsvoorstellen boven de € 35 miljoen, zoals FIVAT, Den Haag CS emplacement, ASTRIS, westelijke ontsluiting Amersfoort, Leiden Centraal bovenbouwvernieuwing en wisselsanering, programma toegankelijkheid 2018-2019 en uitvoeringsprogramma Niet Actief Beveiligde Overwegen.

  • aankoop van een grondportefeuille

  • operationele zaken, zoals Kijfhoek, Gouda-Alphen en Zwolle-Kampen

  • de uitrol van het SAP-systeem

  • de algemene profielschets RvB

  • actualiteiten, zoals winterweer, mediaberichten, storingen en parlementaire aangelegenheden

Per vergadering worden ook documenten ter kennisname aan de RvC gezonden door de RvB. Het betrof onder andere informatie over juridische zaken en risico’s, een regulier overzicht met issues, de aanbestedingskalender, compliance, de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) en updates ten aanzien van PGO, ERTMS en omvorming ProRail.

Een aantal RvC-leden heeft in 2018 tweemaal een bijeenkomst met de OR bijgewoond. Tevens is een aantal RvC-leden aanwezig geweest bij bijeenkomsten met leidinggevenden.

Bespreken eigen functioneren

Begin 2018 is de zelfevaluatie van de RvC over het jaar 2017 afgerond. Eind 2018 is deze weer gestart voor 2018. In 2019 wordt deze afgerond.

Functioneren RvB(-leden)

Het functioneren van de RvB-leden is in november besproken.

Onafhankelijkheid

De RvC is van mening dat hij in 2018 onafhankelijk heeft kunnen functioneren. Omdat de heer Sondag het eerste deel van 2018 ook RvC-lid was van het Havenbedrijf Rotterdam en het Havenbedrijf Rotterdam eigenaar is van Portshuttle zou hier mogelijk sprake kunnen zijn van een tegenstrijdig belang. Daarom was hij niet aanwezig bij de bespreking van bepaalde onderwerpen en de daarbij behorende informatie is niet aan hem ter beschikking gesteld. De heer Sondag heeft per 1 juni 2018 zijn RvC-lidmaatschap bij het Havenbedrijf Rotterdam beëindigd.

Mijn Verslag (0)