Assurance-rapport van de onafhankelijke accountant

Aan: de aandeelhouders en de Raad van Commissarissen van ProRail B.V.

Assurance-rapport van de onafhankelijke accountant bij de MVO informatie in het jaarverslag 2018

Onze conclusie

Wij hebben de, in het jaarverslag opgenomen Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) informatie van ProRail B.V. te Rotterdam over 2018 beoordeeld. Een beoordeling is gericht op het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid.

Op grond van onze werkzaamheden is ons niets gebleken op basis waarvan wij zouden moeten concluderen dat de MVO informatie geen, in alle van materieel belang zijnde aspecten, betrouwbare en toereikende weergave geeft van:

  • het beleid en de bedrijfsvoering ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen en

  • de gebeurtenissen en de prestaties op dat gebied in 2018

in overeenstemming met de rapportagecriteria zoals toegelicht in de sectie ‘rapportagecriteria’.

De MVO informatie is opgenomen in de onderstaande hoofdstukken:

  • Kerncijfers

  • Het jaar 2018

  • Profiel van ProRail

  • Spoorprestaties

  • Maatschappelijke prestaties

  • Medewerkers

  • Stakeholders

  • GRI-verslaglegging

De basis voor onze conclusie

Wij hebben onze beoordeling met betrekking tot de MVO informatie verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3810N ‘Assurance-opdrachten inzake maatschappelijke verslagen’. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de beoordeling van de MVO informatie'.

Wij zijn onafhankelijk van ProRail B.V., zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor onze conclusie.

Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor onze conclusie.

Rapportagecriteria

De MVO informatie dient gelezen en begrepen te worden samen met de rapportagecriteria. ProRail B.V. is verantwoordelijk voor het selecteren en toepassen van deze rapportagecriteria, rekening houdend met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving met betrekking tot verslaggeving.

De gehanteerde rapportagecriteria voor het opstellen van de MVO informatie zijn de Sustainability Reporting Standards van het Global Reporting Initiative (GRI) op Core level en de aanvullend gehanteerde rapportagecriteria zoals toegelicht in het hoofdstuk Maatschappelijk verslagleggingsbeleid.

Beperkingen in de reikwijdte van onze beoordeling

In het Verslag is toekomstgerichte informatie opgenomen in de vorm van ambities, strategie, plannen, verwachtingen en ramingen. Inherent aan toekomstgerichte informatie is dat de werkelijke uitkomsten kunnen afwijken en daarom onzeker zijn. Wij geven geen zekerheid bij de veronderstellingen en de haalbaarheid van toekomstgerichte informatie in het Verslag.

Ter vergelijking opgenomen informatie niet beoordeeld

Op de MVO informatie over de boekjaren 2016 en 2017 is geen beoordeling uitgevoerd. Daarom is de ter vergelijking opgenomen MVO informatie en de daaraan gerelateerde toelichtingen over de boekjaren 2016 en 2017 niet beoordeeld.

Verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen voor de MVO informatie

De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de MVO informatie in overeenstemming met de rapportagecriteria zoals toegelicht in de sectie ‘rapportagecriteria’, inclusief het identificeren van belanghebbenden en het bepalen van materiële onderwerpen. De door de Raad van Bestuur gemaakte keuzes ten aanzien van de reikwijdte van de MVO informatie en het verslaggevingsbeleid zijn uiteengezet in het hoofdstuk Maatschappelijk verslagleggingsbeleid.

De Raad van Bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die de Raad van Bestuur noodzakelijk acht om het opstellen van de MVO informatie mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.

De Raad van Commissarissen is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het rapportageproces van ProRail B.V.

Onze verantwoordelijkheden voor de beoordeling van de MVO informatie

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een beoordeling dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor de door ons af te geven conclusie.

De werkzaamheden die worden verricht bij het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid zijn gericht op het vaststellen van de plausibiliteit van informatie en variëren in aard en timing van, en zijn ook geringer in omvang, dan die bij een assurance-opdracht gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. De mate van zekerheid die wordt verkregen bij een beoordeling is daarom ook aanzienlijk lager dan de zekerheid die wordt verkregen bij een controle.

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de beslissingen die gebruikers op basis van deze MVO informatie nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze beoordelingswerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op onze conclusie.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake de naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Wij hebben deze beoordeling professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse Standaard 3810N, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.

Onze beoordeling bestond onder andere uit:

  • Het uitvoeren van een omgevingsanalyse en het verkrijgen van inzicht in de relevante maatschappelijke thema’s en kwesties en de kenmerken van de entiteit;

  • Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte rapportagecriteria, de consistente toepassing hiervan en de toelichtingen die daarover in de MVO informatie staan. Dit omvat het evalueren van de uitkomsten van de dialoog met belanghebbenden en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door de Raad van Bestuur;

  • Het verkrijgen van inzicht in de rapporteringsprocessen die ten grondslag liggen aan de gerapporteerde MVO informatie, inclusief het op hoofdlijnen kennis nemen van de interne beheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor onze beoordeling;

  • Het identificeren van gebieden in de MVO informatie met een hoger risico op misleidende of onevenwichtige informatie of afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Het op basis van deze risico-inschatting bepalen en uitvoeren van verdere werkzaamheden gericht op het vaststellen van de plausibiliteit van de MVO informatie. Deze werkzaamheden bestonden onder meer uit:

    • Het afnemen van interviews met het management (en/of relevante medewerkers) op groeps- (en bedrijfs-/divisie-/cluster-/lokaal) niveau verantwoordelijk voor de MVO strategie en -beleid en prestaties;

    • Het afnemen van interviews met relevante medewerkers verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie voor, het uitvoeren van interne controles op, en de consolidatie van gegevens in de MVO informatie;

    • Het verkrijgen van assurance-informatie dat de MVO informatie aansluit op de onderliggende administraties van de entiteit;

    • Het op basis van beperkte deelwaarnemingen beoordelen van relevante interne en externe documentatie;

    • Het analytisch evalueren van data en trends.

  • Het aansluiten van de relevante financiële informatie met de jaarrekening;

  • Het evalueren van de consistentie van de MVO informatie met de informatie in het jaarverslag buiten de scope van onze beoordeling;

  • Het evalueren van de algehele presentatie, structuur en inhoud van de MVO informatie;

  • Het overwegen of de MVO informatie als geheel, inclusief de daarin opgenomen toelichtingen het beeld weergeeft in relatie tot het doel van de gehanteerde rapportagecriteria.

Wij communiceren met de Raad van Commissarissen onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de beoordeling en over de significante bevindingen die uit onze beoordeling naar voren zijn gekomen.

Utrecht, 12 april 2019

Deloitte Accountants B.V.

J. Dalhuisen RA

Mijn Verslag (0)