Onze medewerkers

De ambitie van ProRail

ProRail is een uniek bedrijf in Nederland en onze ambities rond onder meer bevordering van de spoormobiliteit en duurzaamheid vergen dat wij efficiënter en effectiever werken. Met een bedrijfscultuur die alle ruimte geeft aan ontwikkeling en prestaties stimuleert. Wat vragen onze ambities van onze medewerkers en leidinggevenden? In 2018 hebben we onze medewerkersvisie ontwikkeld; die beschrijft de bijdrage van medewerkers aan de realisatie van onze strategie en bevat ook de uitgangspunten voor ons huidige en toekomstige personeelsbeleid. Met onze medewerkersvisie als uitgangspunt zorgen we voor de juiste persoon op de juiste plek op het juiste moment.

Doelen

Alles wat we doen moet bijdragen aan drie doelen:

  • Verbetering van onze prestaties

  • Ontwikkeling van onze medewerkers

  • Samenwerking onderling en in de keten

Operationalisering

De medewerkersvisie zal stap voor stap werkelijkheid worden. We hanteren hiervoor vijf uitgangspunten:

  1. Duurzame relatie

  2. Eigenaarschap en discipline

  3. Ontwikkelen is de norm

  4. Verschillen waarderen

  5. Onderscheidend belonen

Onderstaande visualisatie geeft onze medewerkersvisie weer.

Ontwikkelen is de norm

Diverse technologische ontwikkelingen bieden kansen om een beter spoorproduct te bieden tegen lagere kosten. De snelheid van de ontwikkelingen betekent ook dat kennis snel veroudert en dat we ons nieuwe kennis snel eigen moeten maken. Daarom zien wij ontwikkeling niet alleen als een recht, maar ook als een plicht. Een plicht om je als medewerker te ontwikkelen en als voorwaarde om bij ProRail te werken.

Alle medewerkers ontwikkelen zich continu

De verantwoordelijkheid voor leren en ontwikkelen ligt bij de medewerker en ProRail stimuleert dit met de juiste randvoorwaarden. Wij beschikken over een modern palet aan HR-instrumenten en interventies. Die zijn laagdrempelig en makkelijk online vindbaar voor alle medewerkers. Naast de vele instrumenten - van (loopbaan)coaches tot verschillende interne en externe vakinhoudelijke opleidingen – steken we ook veel energie in teamontwikkeling en de bevordering van het leren op de werkplek.

Verhogen doorstroom en (interne) mobiliteit

Binnen ProRail is de functieverblijftijd hoog. Wij geloven dat het goed is voor medewerkers én de organisatie als medewerkers niet té lang op een functie blijven zitten.

Leidinggeven en In Gesprek

We zien leidinggevenden als een essentiële schakel in de ontwikkeling van onze medewerkers. In plaats van één jaarlijks beoordelingsgesprek voeren leidinggevende en medewerker continu het goede gesprek met elkaar. Om deze beweging te versterken hebben we sinds 2018 een nieuw leiderschapsprofiel. Ons ‘nieuwe type’ leidinggevende stuurt op ontwikkeling én resultaat.

15-seconden-survey

ProRail maakt sinds mei 2019 gebruik van de wekelijkse 15-seconden-survey. Deze survey biedt de mogelijkheid om te meten en te sturen op werkplezier en betrokkenheid, en geeft inzicht in de motivaties van mensen. Doel van de wekelijkse survey is om het eigenaarschap voor de eigen ontwikkeling onder de medewerkers te stimuleren en zicht te krijgen op de vraag hoe de organisatie denkt over verschillende drijfveren.

Arbeidsmarkt

Arbeidsmarktcommunicatie

Nog steeds staat de arbeidsmarkt flink onder druk. Voor technici en ict’ers, maar ook voor financials, treinverkeersleiders, starters en staf is het allang niet meer vanzelfsprekend dat ze zich aan ons willen binden. Continu laten zien dat ProRail een aantrekkelijke werkgever is, is onlosmakelijk verbonden met ons succes als werkgever. Met onze arbeidsmarkt- en branding-campagnes, campus events, ons referral (via eigen medewerkers) programma Baanbrekers en de recruitmentwebsite zorgen wij ervoor dat onze organisatie steeds meer op het netvlies van onze doelgroep komt. En dat werpt zijn vruchten af. Op de lijst Meest Favoriete Werkgevers van Intermediair stegen we in 2019 van de 39e naar de 32e plaats. Ook intern groeit de trots. Het aantal medewerkers dat zich inzet om ProRail als werkgever aan te bevelen binnen hun netwerk steeg met 40% ten opzichte van 2018. Het belang van een optimale medewerkerservaring is groot en we gaan daar de komende periode dan ook extra aandacht aan geven.

Recruitment / inhuur

Het sinds eind 2018 vernieuwde inhuurlandschap levert steeds meer verbeteringen op, wat zichtbaar wordt in het contract- en leveranciersmanagement en de goede samenwerking in de keten (categoriemanagement, inkoopplein, administratie FAP en recruitment). Medio 2019 zijn we gestart met de nieuwe rol van contractmanager op inhuur. Daardoor krijgen we meer grip op onze contracten met leveranciers van inhuurkrachten. We hebben medio 2019 ook leveranciersbijeenkomsten georganiseerd om kennis te delen over de organisatie en de wervingsprofielen binnen de gecontracteerde percelen, zodat de leveranciers beter kunnen voorzien in onze inhuurbehoefte. Aan de hand van kwartaalevaluaties met leveranciers van inhuur toetsen we hoe zij presteren. Zo kunnen we indien nodig tijdig bijsturen zodat we in de toekomst kunnen blijven voorzien in onze inhuurbehoefte.

Stages

In 2019 heeft ProRail 111 stageplaatsen vervuld, een stijging van 19% ten opzichte van 2018. Met de ontwikkeling van onze campusrecruitment-strategie hebben we goede voortgang gemaakt: deze strategie onderstreept het belang van jong talent voor ProRail en focust op de te werven doelgroepen. We zijn ook intensiever gaan samenwerken met studieverenigingen en platforms, en dat heeft een positieve uitwerking op het beeld van ProRail als werkgever. Daarnaast hebben we diverse nieuwe initiatieven genomen, waaronder de stagedag op 27 september 2019 voor alle stagiairs en afstudeerders die in september startten met hun (afstudeer)stage. Met diverse workshops maakten de stagiairs kennis met ProRail én met elkaar. De stagedag was een groot succes en zal voortaan twee keer per jaar worden georganiseerd, in september en februari. Ons streven voor 2020 is om minimaal 150 studenten stage te laten lopen bij ProRail.

jaar

aantal stagiaires

delta in %

2017

100

39

2018

93

-7

2019

111

19

Diversiteit

ProRail aan de slag met eigen onbewuste bias

ProRail wil een organisatie zijn waar medewerkers zich veilig en welkom voelen. Dat geldt voor zowel de huidige medewerkers als voor de nieuwe. ProRail streeft naar een werkomgeving waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en de nodige ruimte en waardering voor hun talenten krijgen zodat we samen de best mogelijke prestaties kunnen leveren.

2019 was het eerste volle jaar na de opstart van het programma Diversiteit & Inclusie medio 2018. Gedurende het jaar heeft ProRail meerdere thema’s op de agenda gezet en verhalen opgehaald met voorbeelden van wat goed gaat op het gebied van inclusie en wat beter moet. ‘Unbias-en’ (vooroordelen wegnemen) is een actief werkwoord geworden.

Inclusie: de motor voor verandering

Niet alleen zeggen dat je verandering wilt, maar het doen en het verschil maken. Daar gaat het om, nu en straks. Zeggen dat iedereen zichzelf moet kunnen zijn op de werkvloer, zeggen dat je de beste talenten aan ons bedrijf wilt verbinden en zeggen dat je daarbij álle talenten in het vizier hebt, dat veronderstelt kennis van wat ‘unconscious bias’ is, erkennen dat iedereen onbewust vooroordelen heeft, om vervolgens in je dagelijks werk bewust te werken met de impact van je vooroordelen.

De ambitie van ProRail is een bias-vrij werving- en selectieproces zodat we goed zicht blijven houden op de arbeidsmarkt en op alle talenten die ons bedrijf kunnen komen versterken.

Onze ambitie is onze managers en werknemers te bekwamen in onbevooroordeeld samenwerken. Daarmee neemt ons innovatief en probleemoplossend vermogen toe en zetten we als geheel betere prestaties neer.

Vrouwen in de top van ProRail

Eind 2019 was 31% van het strategisch management van ProRail vrouw, een afname van 2%-punt ten opzichte van 2018 (33%). Het strategisch management bestaat uit de Directie, de leden van de Executive Committee en het hoger management van ProRail.

Het percentage vrouwelijke leden van de Raad van Commissarissen was eind 2019 33% en bleef daarmee ongewijzigd ten opzichte van 2018.

In 2019 werd de Raad van Bestuur van ProRail, bestaande uit drie personen, opnieuw gevormd na het vertrek van Pier Eringa. Met de huidige samenstelling John Voppen (CEO), Ans Rietstra (COO) en Hans van Leeuwen (CFO) is de man-vrouw verhouding evenwichtiger geworden met 33% vrouw.

Verdeling man-vrouw

De verdeling man-vrouw is berekend op basis van het aantal medewerkers met een dienstverband in het boekjaar.

Talenten met een arbeidsuitdaging

ProRail heeft extra focus gehad op talenten met een arbeidsuitdaging door een beperking, om bij ons aan het werk te brengen. Een Special Talent-programma is van start gegaan en we zijn diverse specialistische samenwerkingen aangegaan.

Talenten met culturele achtergronden

In 2019 heeft het netwerk van biculturele collega’s ervaringen gedeeld over sociale (on)veiligheid op de werkvloer waarbij culturele verschillen een rol speelden. Zeer waardevolle gesprekken die het bewustzijn hebben versterkt en waarvan ProRail als inclusief werkgever kan leren en groeien.

Samenwerkingen met BAM, Strukton, diverse ministeries, RailCenter, UAF en brokers als Harvey Nash hebben geleid tot meer focus in de keten om statushouders aan het werk te krijgen in de spoorbranche. Het niet benutten van de talenten van de deze statushouders zou een gemis voor henzelf en voor de sector zijn.

Vergrijzing en verjonging

ProRail heeft zoals veel organisaties te maken met toenemende vergrijzing en ontgroening. ProRail zet daarom in op verjonging van de nieuwe instroom. In 2019 was een stijgend deel (69%) van de nieuwe medewerkers jonger dan 40 jaar. Het percentage medewerkers jonger dan 40 jaar steeg daardoor licht (van 26% naar 28%). Ook de komende jaren zal de focus bij de instroom liggen op deze doelgroep.

Leeftijdsopbouw

Instroom < 40 jaar

Anders organiseren

Personeelsplanning

In 2019 is een plan opgesteld om personeelsplanning vanaf 2020 structureel in te bedden in de bedrijfsvoering van ProRail. We gaan de nieuwe aanpak stapsgewijs invoeren; de eerste stap is invoering van tactische personeelsplanning in 2020, gevolgd door strategische planning in 2021. Met tactische personeelsplanning wordt vier tot zes kwartalen vooruitgekeken waarbij controle wordt aangebracht in onze formatie en bezetting. Bij de strategische personeelsplanning kijken we vijf tot tien jaar vooruit om op grote bewegingen en veranderingen te kunnen anticiperen.

Verzuim

Sturen op inzetbaarheid en eigen regie van medewerkersvinden wij belangrijk. Het verzuimcijfer is een goede indicator in hoeverre daar sprake van is. Ten opzichte van vergelijkbare organisaties heeft ProRail een relatief laag en stabiel verzuimcijfer. Er is kwaliteitssturing op arbodienstverleners, een grote beschikbaarheid van passende interventies en een heldere rolverdeling tussen HR-medewerkers. In het laatste kwartaal van 2019 zagen we echter een stijging van het verzuim en over het gehele jaar kwamen we in tegenstelling tot voorgaande jaren boven de 4% uit. Een stijgend verzuim wijkt niet af van de markt, maar wij zullen de sturing op inzetbaarheid en de betrokkenheid van het management vergroten om het verzuimcijfer naar beneden te brengen.

HR werkt continu aan het verbeteren van diensten

Het HR IT-programma is in 2019 afgerond en HR werkt aan continue verbetering van de dienstverlening. Centraal staan de behoeften van managers en medewerkers en innovatieve selfservice-processen.

Vernieuwing operationele sturing

In 2019 heeft ProRail een vernieuwing van de operationele sturing gerealiseerd. Deze vernieuwing stelt de operatie in staat om een deel van de groei van het treinverkeer op te vangen door verbetering van de besluitvorming, systemen en processen. Tevens zette ProRail de eerste stappen voor digitalisering van de logistieke operatie. Digitalisering van het operationele proces moet ervoor gaan zorgen dat we meer treinen kunnen laten rijden op de infra, als de mogelijkheden met de huidige processen en systemen zijn uitgeput. Die ontwikkeling loopt samen op met de invoering van bijvoorbeeld ERTMS, waar als het goed gaat ook een effect op de vergroting van de capaciteit vanuit kan gaan. Voorbereidend op die beweging is het nodig om op termijn locaties te hebben van waaruit een wat groter aantal baanvakken wordt bestuurd. Aangezien dat tijd kost, is een begin gemaakt met samenvoeging van locaties. Verder willen we een beheerste beweging als het gaat om personeel. Daarom wordt ook gewerkt aan een personeelsplanning voor de lange termijn.

ProRail initieerde een wijziging van de organisatie van beheer, onderhoud, ver- en nieuwbouw van spoor in het programma ‘Samenspel voor meer treinen’. Daarmee organiseert ProRail zich zodanig dat we groei in het treinverkeer en de maatschappelijke rol in bereikbaarheid kunnen waarmaken. De wijzigingen worden in 2020 geïmplementeerd.

Overig

Meldingen Integriteit & Compliance

In 2019 is een sterke stijging geweest van het aantal meldingen bij de afdeling Integriteit, Risicomanagement en Compliance (IRC). In 2019 is binnen ProRail een enquete aangaande integriteit en sociale veiligheid uitgezet, welke heeft geleid tot meer bewustwording op het onderwerp, wat de stijging in het aantal meldingen kan verklaren. Er zijn ruim 90 meldingen gedaan waarvan 10 meldingen vermoede misstand. Meldingen vermoede misstand bieden bescherming op basis van de wet en worden behandeld op basis van de regeling melding vermoede mistanden en het onderzoeksprotocol. De regeling en het protocol maken deel uit van de gedragscode van ProRail die door de afdeling IRC beheerd wordt. Naast de meldingen vermoede misstand, heeft IRC in 2019 een nieuw, laagdrempelig meldingsproces ontwikkeld. Ook bij dit proces zorgt IRC dat vertrouwelijk wordt omgegaan met de identiteit van de melder. Dit meldingsproces is in principe vormvrij, de feitenverzameling en analyse binnen korte termijn staan voorop.

Meldingen hebben met name betrekking op fraude, intimidatie, ongewenste omgangsvormen, discriminatie, belangenverstrengeling en datalekken. Doel van IRC is om bij te dragen aan een goede cultuur op het gebied van Integriteit, Risicomanagement en Compliance. IRC streeft ernaar om de organisatie te verbeteren en van meldingen te leren.

Preventieve aandacht voor Integriteit & Compliance

Naast meldingen, heeft de afdeling Integriteit, Risicomanagement en Compliance ongeveer 40 (advies)vragen ontvangen. Door het geven van antwoord en advies aan collega’s, kunnen eventuele ongewenste situaties voorkomen worden. In 2019 heeft IRC activiteiten georganiseerd om bewustwording op het gebied van Integriteit en Compliance te vergroten. Voorbeelden hiervan zijn het integriteitstheater en een expositie van ludieke integriteitstekeningen. Ook heeft IRC maandelijks een dilemma gepost op intranet om gesprekken tussen collega’s over deze thema’s te bevorderen.

Project sociale veiligheid

In oktober 2019 hebben collega’s van ProRail de gelegenheid gehad een enquête op het gebied van sociale veiligheid op de werkvloer in te vullen. Wij zijn zeer tevreden met de, wat ons betreft, hoge respons van 60%. De uitkomst van de enquête is dat ProRail in het algemeen een relatief vriendelijke organisatie is als het gaat om sociale veiligheid. Dat neemt niet weg dat er wel degelijk verbeterpunten zijn. Daarom gaat de afdeling Integriteit, Risicomanagement en Compliance in 2020 onder meer workshops organiseren en wordt in programma’s voor leidinggevenden aandacht besteed aan verschillende thema’s op het gebied van sociale veiligheid. In de communicatie wordt opgeroepen om sociale veiligheid bespreekbaar te maken in overleggen en de mogelijkheid om melding te doen bij IRC.

Medezeggenschap

In het voorjaar van 2019 is na een intensief en goed verlopen adviestraject tussen de OR-commissie Financiën en het projectmanagementteam het nieuwe ERP-systeem live gegaan. De OR is blij dat het gelukt is gedwongen verplaatsingen en een plaatsingsproces te voorkomen. Over de volledige operationalisering van het systeem worden vanuit de medezeggenschap regelmatig gesprekken gevoerd.

Vanaf de start in mei 2019 van het ontwerptraject van Samenspel voor meer treinen tot aan de adviesaanvraag voor de Raad van Bestuur zijn de zeggenschap en de medezeggenschap samen opgetrokken. Een veelomvattend ontwerp waarbij een verandering van de organisatiecontext centraal staat. Doel: beter presteren, ontwikkelen en samenwerken. Voor de OR is van essentieel belang hoe aandacht wordt gegeven aan de wijze waarop de medewerkers worden geholpen bij die nieuwe context van met elkaar samenwerken. De OR pleit voor coaching en training van de medewerkers. Een ander belangrijk aspect waar de OR in het kader van ‘Samenspel voor meer treinen’ aandacht voor vraagt, is dat de strenge gedetailleerde (bedrijfs)voorschriften en procedures de flexibiliteit van onze ontwikkelorganisatie beperken. Ook dat moet worden aangepakt.

De OR heeft een veilige werkomgeving hoog in het vaandel. Om te weten in welke mate ProRailers zich sociaal veilig voelen, hebben de afdeling Integriteit, Risicomanagement en Compliance (IRC) en de OR de krachten gebundeld in een gezamenlijke enquête die in oktober 2019 is gehouden onder alle medewerkers. Alleen in een sociaal veilige omgeving is het mogelijk te leren en daarmee als organisatie steeds beter te worden. Deze enquête had brede steun binnen het leidinggevend management.

In 2019 zijn diverse advies- en instemmingstrajecten met de medezeggenschap doorlopen, onder meer de wijziging van onze gedragscode naar aanleiding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de herbenoeming van de leden Raad van Bestuur, de nieuwe koers van Verkeersleiding en de organisatieverandering van de afdeling Capaciteitsmanagement (voorheen Vervoer en Dienstregeling). De benoeming van de CEO en de actieve betrokkenheid van de OR bij werving van de nieuwe CEO zijn voorbeelden van een goede samenwerking met de Raad van Bestuur, de ExCo en de Raad van Commissarissen.

Samenstelling OR

In 2019 was de OR als volgt samengesteld:

Marielle Frumau (voorzitter)
Paul Diks (vicevoorzitter)
Theo Ewalds (lid dagelijks bestuur)
Frank Barel
Jan Boeve
Wim Geenen
Rob van Grol
Erwin Huiskamp
Jan de Jong
Gert Joosten
Goof Lindijer
Maarten Pijnacker Hordijk
Bert Schipper

Cao

Nadat in 2018 is gestart met de voorbereidingen voor een nieuw onderhandelingstraject, hebben ProRail en de vakorganisaties FNV Spoor, CNV Vakmensen en VHS Railprofessionals in maart 2019 de voorstellenbrieven uitgewisseld, gevolgd door 4 onderhandelingsrondes. Op 2 oktober 2019 is een onderhandelingsresultaat bereikt dat is voorgelegd aan de achterban. Dit akkoord is afgewezen door de achterban van de FNV en in meerdere onderhandelingsrondes is eind december een definitief akkoord bereikt met alle drie de vakbonden. Met dit akkoord en de daarin opgenomen afspraken inzake de algemene loonsverhogingen spreekt ProRail waardering uit naar alle medewerkers

Naast de afspraken over loonontwikkeling heeft ProRail afspraken gemaakt over een duurzame relatie met haar medewerkers door in principe een contract voor onbepaalde tijd te bieden. Ook zijn afspraken gemaakt over het loskoppelen van de beoordeling en de beloning, over de ontwikkeling van onze medewerkers en over werkdruk. De cao ProRail is van toepassing op alle medewerkers, met uitzondering van directie- en enkele managementleden (circa 1%).

Mijn Verslag (1)