Onze medewerkers

Onze ruim 4.400 medewerkers werken aan de mobiliteit van Nederland. Zij staan voor een complexe, uitdagende opgave met oude en hypermoderne technologieën; in een werkomgeving waar op topniveau wordt gepresteerd en met aanzienlijk kapitaal wordt gewerkt. Onze medewerkers zijn betrokken collega’s die de maatschappelijke relevantie van ProRail op handen dragen en excelleren in hun vak. ProRail biedt een warme plek en kent een grote diversiteit aan leeftijden. Uitgebreide kennis van ervaren collega’s vindt de weg naar jongere collega’s, die op hun beurt weer frisse ideeën inbrengen. Wij bieden onze medewerkers de mogelijkheid om zowel in hun vak als in hun competenties maximaal te groeien. Hieronder lichten we thema’s uit ons personeelsbeleid toe; onze arbeidsmarktbenadering, het diversiteitsbeleid, de prestatie- en ontwikkelcultuur en nieuwe manieren om het werk te organiseren.

Vorig jaar is de medewerkersvisie van ProRail tot stand gekomen. Deze visie beschrijft de bijdrage van medewerkers aan de realisatie van de ProRail-strategie en daarmee ook de uitgangspunten voor ons huidige en toekomstige personeelsbeleid. Alles wat we doen moet bijdragen aan drie doelen: verbetering van onze prestaties, de ontwikkeling van onze medewerkers en de samenwerking onderling en in de keten. We hanteren vijf uitgangspunten: duurzame relatie, eigenaarschap en discipline, ontwikkelen is de norm, verschillen waarderen en onderscheidend belonen. We dragen deze punten uit, gedragen ons in deze geest en stroomlijnen bestaande processen en instrumenten. De medewerkersvisie zal stap voor stap werkelijkheid worden, mede op basis van de verdere vormgeving van onderstaande thema’s.

Arbeidsmarkt

Arbeidsmarktcommunicatie

De situatie op de arbeidsmarkt wordt steeds nijpender, ook voor ProRail. Zeker als het gaat om technici en ICT’ers. Tegen de achtergrond van de toenemende concurrentie op de arbeidsmarkt laten wij continu zien waarom ProRail een aantrekkelijke werkgever is. Dat doen we met verfrissende campagnes, aanwezigheid op vele (campus) events en een veelzijdige recruitmentwebsite. Dit beleid werpt zijn vruchten af: in 2018 eindigden we op plaats 40 van meest favoriete werkgevers in het nationale onderzoek van Intermediair. In 2017 kwam ProRail nieuw binnen op plaats nummer 39. Hiermee is de score van 2017 geen eenmalige uitschieter, maar lijkt er een solide basis gelegd voor ons werkgeversmerk. Ook tijdens vacaturetrajecten is er veel aandacht voor het werkgeversimago. Bij vacatures voor nieuwe medewerkers is het doel om dergelijke trajecten binnen 60 dagen af te ronden. In 2018 voldeden vrijwel alle vacaturetrajecten aan dit criterium.

Recruitment / inhuur

In 2018 zijn nieuwe leveranciers en brokers gecontracteerd voor het leveren van inhuurpersoneel. Voor ICT en Techniek zijn leveranciers en brokers gecontracteerd en voor functies binnen de Bedrijfsvoering is een broker gecontracteerd. Dit vernieuwde inhuurlandschap levert ProRail voordelen op, waaronder een groter bereik voor onze inhuurbehoefte op de inhuurmarkt.

Stages

Ons streven is om elk jaar 100 stagiairs stage te laten lopen. In 2018 hebben we 93 stageplaatsen vervuld, een daling van 7% ten opzichte van voorgaand jaar. De meeste stagiairs waren afkomstig van de Hogeschool Utrecht en de TU Delft en liepen stage op de afdeling Duurzaamheid en Innovatie & Ontwikkeling. Voor 2019 staan initiatieven op de agenda om de kwaliteit van het stageproces te verbeteren. Dat betreft onder meer de ontwikkeling van een intranetpagina voor stagiairs, een inventarisatie van nieuwe wervingskanalen, meer ondersteuning bij de stagebegeleiding en intensievere samenwerking met hogescholen en universiteiten.

jaar

aantal stagiaires

delta in %

2016

72

-

2017

100

39

2018

93

-7

Diversiteit

ProRail staat voor verbinding en innovatie

ProRail streeft naar een medewerkersbestand dat een realistische afspiegeling van de samenleving is. Diversiteit naar culturele achtergrond, geslacht en leeftijd staat centraal. Voor mensen met een handicap of beperking willen we extra banen creëren. Daarnaast willen we deze mensen op basis van hun talenten vaker in aanmerking laten komen voor reguliere vacatures. Ook van onze relaties en samenwerkingspartners verwachten we deze visie op diversiteit en werken we samen op dit thema. In 2018 hebben we een algemeen diversiteitsbeleid opgesteld.

Inclusief werkgeverschap

ProRail definieert diversiteit in brede zin: medewerkers met verschillende achtergronden brengen immers uiteenlopende perspectieven mee. Wij willen al het aanwezige talent op de arbeidsmarkt en de beste mensen binnenhalen, ongeacht geslacht, culturele achtergrond, geaardheid, arbeidsuitdaging of leeftijd. We hechten veel waarde aan een werkomgeving waar verschillen tussen mensen worden gewaardeerd en benut.

In 2018 lanceerde ProRail de waarde Ben uniek, Ben jezelf. Samen geven we kleur aan ProRail. Het was het jaar dat Trainbow ProRail van start ging, een roze netwerk dat zich hard maakt voor een groot goed: Jezelf kunnen zijn.

Vrouwen in de top van ProRail

Eind 2018 was 33% van het strategisch management van ProRail vrouw. Er is sprake van een stijging van 32% ten opzichte van 2017 toen 25% van het strategisch management vrouw was. Het strategisch management bestaat uit de directie, leden van de Executive Committee en het hoger management van ProRail. Het percentage vrouwelijke leden van de Raad van Commissarissen was eind 2018 33%. Eind 2018 is 100% van de RvB man. Aan de, in het kader van het diversiteitsbeleid, gewenste evenwichtige man/vrouw verdeling wordt binnen de RvB niet voldaan. Dit zal een aandachtspunt zijn bij komende (her)benoemingen.

Verdeling man-vrouw

Talenten met een arbeidsuitdaging

Het aantrekken van talenten met een arbeidsuitdaging door een handicap of beperking vergt veel aandacht. Hoewel we de afgelopen periode al de nodige ervaring hebben opgedaan, zullen we in 2019 meer aandacht en inspanning geven om mensen met een arbeidsuitdaging aan het werk te krijgen binnen ProRail.

Talenten met culturele achtergronden

In 2018 zijn we met het programma Diversiteit & Inclusiviteit begonnen met de vorming van een cultureel netwerk om ProRail vanuit cultureel perspectief een meer diverse organisatie te maken. Om deze inspanningen te versterken, heeft ProRail zich aangesloten bij de Alliantie Culturele Diversiteit.

In 2018 begeleidde ProRail in samenwerking met NDC (New Dutch Connections) een groep statushouders bij hun kennismaking met het Nederlandse bedrijfsleven. Een positieve ervaring die tot een nieuwe samenwerking heeft geleid met de stichting voor Vluchteling-Studenten UAF. Vanaf 2019 wil ProRail samen met deze organisatie hieraan een vervolg geven.

Leeftijdsopbouw

Instroom < 40 jaar

Prestatie- en ontwikkelcultuur

ProRail steekt veel energie in de ontwikkeling van een inspirerende prestatie- en ontwikkelcultuur. Wij moeten ervoor zorgen dat onze prestaties waarde toevoegen voor reizigers en verladers. We maken prestaties zichtbaar, om de cultuur te versterken en ervan te leren, en we zijn voortdurend met elkaar in dialoog. Leidinggevenden vervullen daarbij een coachende, faciliterende rol. Het is een manier van samenwerken die om zelfdiscipline, vertrouwen en open feedback vraagt.

Om de veranderende vraag naar mobiliteit en het groeiende treinverkeer in goede banen te leiden, is het belangrijk dat we over voldoende goed gekwalificeerde medewerkers beschikken. In 2019 richten we ons op meer interne mobiliteit en diversiteit. ProRail focust ook op verjonging en biedt ruimte voor stages en traineeships. We versterken leiderschap en management en blijven de persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers stimuleren. De doorontwikkeling van onze organisatie en manieren van werken zijn cruciale voorwaarden om onze ambities waar te maken.

Leiderschap: leidinggeven aan en binnen het nieuwe ProRail

In 2018 heeft ProRail een hernieuwde Management Development (MD) aanpak ontwikkeld. De MD- strategie en verantwoordelijkheden zijn verhelderd, inclusief doel, doelgroep en dienstverlening, en de speerpunten zijn bepaald: versterking van het leiderschap, verbinding met onze strategie, versterking van de mobiliteit en professionalisering en uniformering van onze MD-processen.

Een aangescherpt leiderschapsprofiel is ontwikkeld als basis voor de werving, selectie, schouw, ontwikkeling en de beoordeling van medewerkers via ‘In Gesprek’. Ook hebben we een nieuw instrument geïntroduceerd voor de beoordeling van potentieel, de Talent Matrix. Elke vier weken vindt een MD-beraad plaats om professioneel vorm te geven aan versterking van het leiderschap.

‘In gesprek’

We hebben onze RGW-systematiek (plannings- en beoordelingscyclus) vervangen door een vrijer format van ‘In gesprek gaan, zijn en blijven’. In 2018 hebben we de introductie van ‘In Gesprek’ succesvol afgerond en we zien dat deze nieuwe benadering bijdraagt aan een cultuur waarbij continu verbeteren, houding en gedrag, presteren en ontwikkeling centraal staan.

Leren en ontwikkelen

In ons werk hebben we de opdracht om kennis bij te houden, te delen en te innoveren. Ook leren we van en met elkaar. Regelmatig naar een nieuwe functie – mobiliteit – is een goede manier om jezelf te blijven uitdagen, te ontwikkelen en duurzaam inzetbaar te blijven.

ProRail faciliteert medewerkers door aandacht te besteden aan hun ontwikkeling -bijvoorbeeld via ‘In gesprek’ met de leidinggevende - en door opleidingen beschikbaar te stellen. We hebben een groot aanbod aan externe opleidingen, bij het Railcenter en bij andere opleidingsinstituten. Ook is er een aanbod aan interne opleidingen, bijvoorbeeld het oefenlab en de training feedback geven en ontvangen. Bovendien is er een groot aanbod e-learnings en een pool met coaches beschikbaar. Verder besteden we veel aandacht aan teamtrajecten en maatwerk leervraagstukken. Daar zijn onderwijskundig adviseurs voor beschikbaar.

Persoonlijke ontwikkeling heeft ook met vitaliteit te maken. Wij willen een energieke organisatie zijn. ProRail ondersteunt vitaliteit actief en roept medewerkers op om bewust aan hun vitaliteit te blijven werken.

Anders organiseren

Personeelsplanning

In 2018 is een plan opgesteld om personeelsplanning vanaf 2019 structureel in te bedden in de organisatie en beter aan te sluiten bij de bestaande HR- en controleprocessen. De inrichtingsprincipes worden naar de organisatie vertaald.

Verzuim

ProRail heeft een nieuw geïntegreerd HR IT-landschap

Medewerkers en managers regelen meer en meer HR-zaken in het nieuwe Mijn Personeelszaken. Naast de dagelijkse HR-zaken is Mijn Personeelszaken ook de omgeving waar medewerkers alles over ontwikkeling en opleidingen kunnen vinden. Gemakkelijker voor de medewerkers en een stimulans voor de gewenste prestatie- en ontwikkelcultuur.

Overig

Meldingen vermoede misstand

ProRail heeft een regeling vermoede misstanden en doet onderzoek naar gemelde misstanden. Als de onderzoeksbevindingen daartoe aanleiding geven, worden arbeidsrechtelijke of organisatorische maatregelen getroffen. In 2018 zijn er drie meldingen vermoede misstand gedaan. De meldingen hebben voornamelijk betrekking op de overtreding van de interne regels op het gebied van integriteit en van inkoop. Daarnaast zijn er zes incidenten door leidinggevenden gemeld, die door henzelf met assistentie van het compliance team zijn opgevolgd.

Gedragscode

Als publieke organisatie vervult ProRail een belangrijke rol in de samenleving. We werken met publieke middelen en gaan daar verantwoord mee om. Onze gedragscode, van kracht sinds 2017, beschrijft het gewenste gedrag binnen onze organisatie en biedt handvatten bij het omgaan met dilemma’s. In 2018 hebben we onze code geëvalueerd en op punten aangepast. Ook is de code uitgebreid met een regeling voor pre-employment screening. De nieuw ontwikkelde e-learning module zal in 2019 beschikbaar zijn voor al onze medewerkers.

Melding vertrouwenspersonen

Begin 2018 vond de selectieprocedure plaats voor de nieuwe profielen van de vertrouwenspersonen en de coördinator van de vertrouwenspersonen. Per 1 april zijn vier collega’s benoemd voor de functie Vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en integriteit, waarvan één tevens de rol van coördinator vervult. De vertrouwenspersonen hebben een onafhankelijke positie binnen de organisatie.

Het team vertrouwenspersonen is beschikbaar voor vertrouwelijke gesprekken of vragen over seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten, discriminatie of schending van integriteit. De vertrouwenspersonen bieden een luisterend oor, denken mee over een oplossing of verwijzen door.

Medezeggenschap

De OR steunt en versterkt de ProRail-visie: Verbindt. Verbetert. Verduurzaamt. Samen met de OC’s (onderdeelcommissie) houdt de OR de vinger aan de pols bij ontwikkelingen op het gebied van investeringsruimte en de gekozen aanpak om de apparaatskosten bij de stafafdelingen te verlagen. De OR wordt door het programmateam ProRail/ministerie periodiek geïnformeerd over de voortgang van het wetsvoorstel ‘omvorming ProRail tot zelfstandig bestuursorgaan’ en heeft op het wetsvoorstel gereageerd.

In 2018 werkte de OR verder aan nauwere samenwerking met de Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen. In september kwamen we samen in de artikel 24 WOR-vergadering en adviseerden wij om met behoud van zorgvuldigheid meer haast te maken met de implementatie van de strategie. In het najaar waren vertegenwoordigers van de OR en de OC’s uitgenodigd voor een toelichting op het bedrijfsmodel. In 2018 zijn ook diverse advies- en instemmingstrajecten doorlopen, onder meer over de overname van de bedrijfsvoering van het programma ERTMS van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, het inrichten van de programmadirectie en de afdeling Implementatie ERTMS, het gewijzigde rookbeleid, implementatie van het nieuwe ERP-pakket bij Finance, de herinrichting van Relatiemanagement en de vlootschouw, waarbij de competenties van de managers en medewerkers binnen de afdelingen in kaart zijn gebracht. De OR maakt zich bovendien sterk voor de verdere versteviging van ‘In Gesprek’ en de implementatie van strategische personeelsplanning.

Samenstelling OR

In april 2018 vonden de OR-verkiezingen plaats. Dat heeft geresulteerd in een (deels) gewijzigde samenstelling van de Ondernemingsraad en de Onderdeelcommissies.

Op 31 december 2018 was de OR als volgt samengesteld:
Mariëlle Frumau (voorzitter)
Paul Diks (vicevoorzitter)
Theo Ewalds (lid dagelijks bestuur)
Frank Barel
Jan Boeve
Rob van Grol
Erwin Huiskamp
Jan de Jong
Gert Joosten
Ellen Klijn
Goof Lindijer
Maarten Pijnacker Hordijk
Bert Schipper

Cao

In 2018 zijn ProRail en de vakorganisaties FNV Spoor, CNV Vakmensen en VHS Railprofessionals gestart met de voorbereidingen voor een nieuw onderhandelingstraject. In augustus hebben ProRail en de vakorganisaties een gezamenlijke kick off gehad. Vervolgens is in september t/m december een aantal themasessies georganiseerd. In 2019 krijgt dit een vervolg en zullen de formele onderhandelingen starten.

De ProRail cao is van toepassing op alle medewerkers, met uitzondering van directie- en enkele managementleden (circa 1%).

Mijn Verslag (1)