Terugblik en bijeenkomsten raad van commissarissen

Het afgelopen jaar heeft de RvC de onderwerpen VL, HR, Spoor naar Morgen, Veiligheid en de NLA, Aantoonbare veilige berijdbaarheid en de ILT,  Haven/emplacementen en DCMR, PGO en aannemers regelmatig besproken. Iedere vergadering ontvangt de RvC een update over wat er speelt aan de hand van strategische prioriteiten, personeel en politiek.

Verkeersleiding

De RvC heeft aan de bezetting en werksfeer bij VL een aantal extra vergaderingen gewijd en tijdens deze besprekingen ook met het management van VL de problematiek besproken. Het wekbelevingsonderzoek van Ngenious is tijdens deze besprekingen uitgebreid aan de orde geweest. De RvC heeft daarbij aangegeven dat de uitkomsten van dit onderzoek laten zien dat de benodigde verbeteringen een langdurige aanpak en langetermijnperspectief vergen. Het is goed om te constateren dat de inspanningen van VL om de medewerkers te werven voor de opleiding resultaat laten zien en dat de bezetting de afgelopen periode nagenoeg zonder problemen is verlopen. Dit was niet mogelijk geweest zonder de flexibiliteit en inzetbaarheid van de medewerkers van VL die zij tijdens de periode van het van kracht zijn van covid-maatregelen en daarna lieten zien. De RvC bedankt hen daar hartelijk voor.

Strategische personeelsplanning

De RvC heeft het Strategisch Personeelsplan besproken tijdens de Remuneratie/Selectie- en Benoemingscommissie. Dit onderwerp is ook met de aandeelhouder besproken tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders. Het is goed om te constateren dat ProRail steeds meer inzicht krijgt in de samenhang tussen diverse ontwikkelingen zoals de digitalisering van het spoorsysteem, de productiegroei, de uitstroom door pensionering, de benodigde competenties en digitalisering. Het personeelsplan geeft daarmee steeds meer inzicht in mobiliteit, doorstroom en trends. ProRail kan aan de hand daarvan nog beter vooruit kijken, sturen en prioriteiten stellen. Het streven naar meer diversiteit en inclusiviteit is onderdeel van het personeelsplan. Dat is cruciaal om de verwachte groei mogelijk te maken. De RvC heeft zijn waardering geuit voor dit plan.

De RvC is verheugd dat voor het aflopen van de huidige cao van ProRail een akkoord is bereikt over een nieuwe cao.

Veiligheid

Aangezien veiligheid cruciaal is, stond dit onderwerp ook in 2022 weer steeds op de agenda van de RvC. Zo zijn de onderwerpen zoals de voortgang op het gebied van aantoonbare veilige berijdbaarheid, het NABO-programma, de verbetering van de veiligheidscultuur, de maatregelen in de Haven, de maatregelen met betrekking tot laagspanning en de besprekingen met toezichthouders en de actualiteiten met betrekking tot kwartsstof uitvoerig aan de orde geweest. Een delegatie van de RvC heeft met de ILT gesproken over de plaats van veiligheid in de organisatie.

De RvC benadrukt dat de nodige aandacht en verbetering op het gebied van veiligheid en verankering in de cultuur nodig is en blijft. In de prioriteitsstelling dient dit steeds voorop te staan.

De RvC heeft in juni 2022 een bezoek gebracht aan Waalhaven Zuid om op locatie de voortgang van de aanleg van de brandblusvoorzieningen in de haven ter plekke te kunnen zien. De RvC heeft kunnen vaststellen dat ProRail zich maximaal inspant om te voldoen aan de vergunningseisen. Voor het voldoen aan de eisen is ProRail afhankelijk van de medewerking van diverse partijen. Dit laat de inspanningsverplichting van ProRail uiteraard onverlet. Om een resultaatverplichting te kunnen waarmaken is de afhankelijkheid van de medewerking van diverse partijen soms te groot. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan het passeren van grondgebied van andere eigenaren in het Havengebied.

De brandblusvoorzieningen op de emplacementen Botlek, Europoort, Waalhaven Zuid en Maasvlakte West/West zijn tijdig, d.w.z. voor 1 januari 2023, zodanig gerealiseerd dat op deze emplacementen rangeren is toegestaan. Op Pernis is rangeren sinds begin maart 2023 weer toegestaan.

Een element dat op het gebied van veiligheid speelt is dat ProRail te maken heeft met een verscheidenheid aan regelgeving die ook nog eens per regio kan verschillen terwijl ProRail een landelijk spoorsysteem beheert. Zo zijn de eisen die voor emplacementen gelden niet landelijk uniform. Dit blijft een onderwerp van gesprek met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Goederenvervoer

ProRail spant zich maximaal in om het goederenvervoer op de emplacementen in de Haven zo goed mogelijk doorgang te laten vinden. Bijvoorbeeld door het rangeren op emplacement weer te realiseren.

De RvC is geïnformeerd over ontwikkelingen op het gebied van spoorgoederenvervoer zoals het maatregelenpakket spoorgoederenvervoer, 740 meter lange treinen en de gebruiksvergoeding.

PGO

De RvC heeft het onderwerp PGO (het uitvoeren van kleinschalig, dagelijks spooronderhoud door gecertificeerde aannemers) uitgebreid besproken tijdens verschillende vergaderingen. De aanbesteding voor PGO 4.0 is lopende door voorbereidende gesprekken met en vragen van aannemers. Besproken is hoe PGO 4.0 uitgerold en gerealiseerd kan worden, welk tijdpad daarvoor nodig is en hoe ProRail de tijd tot implementatie van PGO 4.0 kan overbruggen. De PGO-contracten moeten ook aansluiten bij de eisen die gelden voor de emplacementen.

Het onderhoud van het spoor is immers essentieel en moet doorgang vinden om het spoor veilig en beschikbaar te houden. Daarom verlengt ProRail eerst de aflopende PGO 3.0-contracten. Daarna kan een goede aanbesteding van de nieuwe 4.0 contracten plaatsvinden. De RvC heeft de taskforce die de RvB heeft ingesteld besproken. Deze taskforce bepaalt acties voor de korte, middellange en lange termijn. Een externe partij beoordeelt de aanpak.

Stikstof

Op 2 november 2022 is de bouwvrijstelling voor stikstof vervallen als gevolg van de uitspraak van de Raad van State in de zaak Porthos. Dit betekent dat voor projecten in de bouwfase (met uitzondering van werkzaamheden in het kader van beheer en onderhoud) stikstofonderzoek moet worden gedaan en projecten mogelijk een vergunning in het kader van de Wet Natuurbescherming nodig hebben. Naar aanleiding van de uitspraak heeft de Taskforce stikstof van ProRail een plan opgesteld waarmee zij de impact van de uitspraak op de projecten van ProRail in kaart brengt. Het doel van de aanpak is om op beheerste manier maximaal de projecten te blijven uitvoeren en daarmee duurzame mobiliteit in Nederland mogelijk te houden. Een beperkt aantal projecten met stikstofdepositie in de bouwfase of de gebruiksfase wordt geraakt door de stikstofproblematiek, naar huidig inzicht betreft het minder dan twintig projecten. Voor deze projecten loopt momenteel nog onderzoek naar maatregelen zoals scopewijziging of inzet van elektrisch materieel om realisatie van het project alsnog mogelijk te maken.

ERTMS

De invoering van ERTMS vormt een belangrijke stap in de digitalisering van het spoor. Het vormt de basis voor nieuwe technische mogelijkheden, o.a. voor het mogelijk maken van het verhogen van de veiligheid en het intensiveren van het gebruik van de spoorweginfrastructuur.

ERTMS staat regelmatig op de agenda van de RvC. Thema’s hierbij zijn onder andere de voortgang, de verdere uitrol, de aanbestedingen, mijlpalen en planning en digitalisering. Deze digitalisering vergt verdere ontwikkeling van digitale vaardigheden van medewerkers en de organisatie omdat dit een omslag betekent van het “werken met spullen” naar “het werken met software”.

Op verzoek van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat heeft ProRail een Programmadirectie ingericht die de invoering van ERTMS in Nederland coördineert. Deze is ondergebracht binnen ProRail B.V. De opdrachtgever is de DG Mobiliteit van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. De Programmadirectie zorgt voor de afstemming van de activiteiten van alle betrokken partijen in de spoorsector waaronder ProRail zelf en bewaakt de voortgang hierin. Om deze onafhankelijke rol te kunnen vervullen heeft ProRail een aparte implementatieorganisatie (IEP) gevormd. Naast NS en Arriva is inmiddels ook reizigersvervoerder Qbuzz aangesloten op het programma.

IEP is verantwoordelijk voor de coördinatie en regie van de tientallen ERTMS-projecten die door ProRail worden uitgevoerd. Te denken valt daarbij aan het  aanpassen van de infrastructuur, de ICT-omgeving, de beheerorganisatie, het aanpassen van processen, methoden en werkwijzen en het opleiden van gebruikers zoals monteurs, inspecteurs en treinverkeersleiders.

Het afgelopen jaar is de RvC onder meer geïnformeerd over de verwachte kostenstijging bij de uitrol van ERTMS en de te onderzoeken besparingsmogelijkheden. Voor de programmakosten zal een second opinion worden gevraagd. Daarnaast is het onvoldoende beschikbaar zijn van financiële middelen voor de spoorgoederenvervoerders voor de ombouw van materiaal besproken. Ook zijn de eerste inzichten voor een landelijke uitrol van ERTMS met de RvC gedeeld.

In september 2022 heeft een aantal RvC-leden een Bestuurlijk Overleg met leden van de stuurgroep ERTMS bijgewoond in aanwezigheid van de staatssecretaris. Tijdens dit overleg is de voortgang van het programma besproken.

De RvC heeft in november 2022 een bezoek gebracht aan Bane Nor om te leren hoe in Noorwegen de implementatie van ERTMS plaatsvindt, het Traffic Management is ingericht en welke innovaties daarbij een rol spelen. De RvC vond het zeer leerzaam om de kennis en ervaring van Bane Nor in de praktijk te kunnen zien en te zien waar ProRail kan leren van de Noorse collega’s.

Spoor naar morgen

ProRail bereidt zich voor op de verwachte groei van de mobiliteit in Nederland aan de hand van Spoor naar Morgen. Voor de verwachte groei richting 2030 stelt de overheid extra financiële middelen beschikbaar: extra geld omdat de overheid een groot aantal huizen wil laten bouwen en het beleidsvoornemen is om die direct te voorzien van een goede ontsluiting op het OV. Daarnaast wordt extra geld voor achterstallig onderhoud beschikbaar gesteld.

ProRail heeft in 2022 de uitwerking van de strategie onder de naam Spoor naar Morgen ter hand genomen. Spoor naar Morgen geeft kaders voor prestatiesturing en een betere interne samenwerking. Daarnaast bevat Spoor naar Morgen ook de drie organisatieversterkers 'Focus', 'Eén ProRail manier van samenwerken' en een 'Ontwikkelprogramma voor alle ProRailers'. ProRail heeft aan de hand hiervan een jaarplan voor 2023 opgesteld. Op deze wijze kan ProRail beter sturen en focus aanbrengen en zich nog beter voorbereiden op de voorziene groei van de mobiliteit.

2023 en verder

Op korte termijn spelen verschillende thema’s die de aandacht van ProRail vragen. In 2023 zal de RvC de onderwerpen PGO, VL, veiligheid, goederen, Spoor naar Morgen, de strategische prioriteiten, de organisatieontwikkelingen waaronder personeelsbezetting en zbo met de RvB bespreken.

Daarnaast zal aandacht zijn voor het vasthouden van de prestaties, de KPI’s voor de periode 2025-2035 en extra financiële middelen voor het openbaar vervoer en spoor met het oog op de bereikbaarheid van nieuwe woongebieden. Verder spelen het onderhoud en verbeteren van de infrastructuur, ERTMS en goederenvervoer.

Bijeenkomsten

In 2022 kwam de RvC bijeen in acht vergaderingen. Daarnaast vond een aantal informele overleggen plaats. In het eerste deel van de vergaderingen vergaderde de RvC zonder de RvB.

De RvC-leden waren vrijwel altijd allemaal aanwezig (slechts twee maal was één commissaris afwezig). De besprekingen in de commissies van de RvC werden steeds teruggekoppeld tijdens de RvC-vergadering.

Er is regelmatig contact tussen de voorzitter van de RvC en de voorzitter van de RvB en tussen de (overige) leden van de RvC en de RvB geweest.

De RvC sprak in 2022, naast de eerder genoemde onderwerpen, onder meer over:

• De jaarstukken 2021

• Controleplan Deloitte

• Opwekking energie op eigen grond

• Zbo

• Stikstof

• Risk management en compliance

In de statuten van ProRail is opgenomen dat de RvC van Commissarissen voor bepaalde onderwerpen goedkeuring moet verlenen. Hieronder vallen onder meer onderwerpen die betrekking hebben op de strategie van de onderneming, aandelen, deelnemingen en investeringen boven een bedrag van € 35 miljoen. In 2022 heeft de RvC tien investeringsvoorstellen goedgekeurd.

Per vergadering worden ook documenten ter kennisname aan de RvC gezonden door de RvB. Het betreft onder andere informatie over juridische zaken en risico’s, kwartaalrapportages, het halfjaarrapport, kamerbrieven en documenten over de subsidieaanvraag.

Een aantal RvC-leden heeft in 2022 bijeenkomsten met de OR bijgewoond.

Bespreken eigen functioneren

In december 2022 heeft de zelfevaluatie van de RvC over het jaar 2022 plaatsgevonden.

Functioneren RvB(-leden)

Het functioneren van de RvB-leden is begin 2022 besproken.

Onafhankelijkheid

De RvC is van mening dat hij in 2022 onafhankelijk heeft kunnen functioneren.